Huom: kaikissa listanäkymissä kautta LogiPlanin on aina vain tietty joukko siitä datasta mitä kannassa on, koska kanta on niin suuri. Eli listaa pitää suodattaa ja käyttää hakusanoja.
Listanäkymässä voi tosiaan suodattaa ja etsiä tietoja sekä luoda uusia asiakkaita (keltainen nappi vasemmassa yläkulmassa). Olemassaolevia asiakkaita pääsee muokkaamaan klikkaamalla asiakkaan riviä.
Uutta luodessa pakolliset tiedot ovat: nimi, käyntiosoite, asiakasryhmä, maksuehto, laskutusjakso. Liikennöitsijällä on lisäksi yritys pakollinen, jolla tarkoitetaan LogiPlania hallinnoivaa yritystä, eli sitä tahoa, joka laskuttaa ja tilittää.
Asiakastiedoissa voi määritellä näytetäänkö asiakasta esim. Fluidissa tai Liikennöitsijäportaalissa.
Asiakastyypit
- Asiakas = taho, jota laskutetaan
- Liikennöitsijä = taho, jolle tilitetään
- Asiakas-liikennöitsijä = taho, jota voidaan laskuttaa ja jolle voidaan tilittää
Osoitetiedot
Kun kirjoitat osoitetta, järjestelmä ehdottaa postinumeron perusteella postitoimipaikan ja maan. Valitsemalla tarjotun vaihtoehdon, järjestelmä täydentää loput osoitekentät (valitse ja sitten klikkaa muualle). Jos asiakkaan nimi löytyy YTJ:n rekisteristä (Oy), niin järjestelmä ehdottaa tietoja.
Ennakkomaksu
Aiheeseen liittyvillä kentillä voi manuaalisesti hallinnoida ennakkomaksun tilannetta. Luottoraja ja ennakkomaksu sekä sen jäljellä oleva määrä näkyvät tilauksilla.
Luottovastuu
Asiakkaan tietoihin merkitään myös se, kenelle luottotappio tulee, jos asiakas jättää laskun maksamatta. Luottovastuu voi olla joko yrityksellä tai liikennöitsijällä. Jos luottovastuu on yrityksellä, niin suoritteesta tehdään tilitys liikennöitsijälle sen jälkeen kun asiakasta on laskutettu vaikka asiakas ei olisi maksanut laskua. Jos luottovastuu on liikennöitsijällä, niin suoritteesta tehdään tilitys liikennöitsijälle vasta kun asiakas on maksanut laskun.
Laskutusmuodot
-
“Paperi” tarkoittaa sitä, että LogiPlan-käyttäjä tulostaa ja lähettää laskut kirjeitse asiakkaalle. Tämä valinta myös estää laskun lähtemisen LogiPlanista laskutuspalveluun (esim. Maventa), tieto lähtee vain reskontraan / taloushallinto-ohjelmistoon.
-
“Finvoice” tarkoittaa verkkolaskutusta taloushallinto-ohjelmiston tai laskujenlähetyspalvelun kautta. Tällöin tulee antaa myös Verkkolaskuosoite ja Verkkolaskuoperaattori. “Laskutusaihe” on kenttä, jolla voidaan ohjata Finvoicessa laskutusaihetta, eli EpiPaymentInstructionId:tä.
-
“Itselaskutus” on oikeastaan sama kuin “Paperi”, mutta jättää täysin avoimeksi sen, miten LogiPlan-käyttäjä käsittelee laskut. “Paperi” on kuitenkin vaihtoehtona parempi, jos halutaan varmistaa, ettei lasku lähde LogiPlanista muualle kuin reskontraan / taloushallinto-ohjelmistoon.
-
“Tulostuspalvelu” puolestaan tarkoittaa, että esim. Maventa tai muu laskujenlähetyspalvelu tulostaa laskut ja lähettää ne eteenpäin kirjeitse. Tämän suhteen on syytä tarkistaa, että laskujenlähetyspalvelun kanssa on sovittu asiasta erikseen ja kyseinen palvelu on heillä päällä.
-
“Sähköposti (operaattori)” tarkoittaa puolestaan sitä, että lasku lähetetään verkkolaskuoperaattorille (esim. Maventa tai Liaison) sellaisella ohjauksella, että se pitää lähettää sähköpostilla ja sähköpostiosoite mihin lasku lähetetään otetaan LogiPlan-asiakaskortin sähköpostiosoitteesta. Tässä tapauksessa siis operaattori visualisoi laskun (tekee siitä PDF:n) ja lähettää sen sähköpostitse asiakkaalle.
-
“Sähköposti” tarkoittaa sitä, että LogiPlan-käyttäjä joko lataa itse laskusta PDF-tiedoston tai lähettää sen LogiPlanin kautta: kun asiakkaalle on lisätty sähköpostiosoite, mennään Hyväksytyt laskut -välilehdelle ja valitaan lasku(t), jonka jälkeen klikataan “Laskutuksen ylläpitotyökalut” -napista “Lähetä valitut sähköpostiin”. Tästä on myös erillinen ohje: Kysymys: miten LogiPlanista lähetetään laskut sähköpostiin ja miltä sähköposti näyttää?
Sähköpostitse lähetettävien laskujen mukaan lähtevät myös liitteet, mutta ne lähtevät yhtenä tiedostona, jolloin tiedostosta voi tulla suuri.
Laskun kooste -kohdassa määritellään miten tietoja käsitellään taloushallintorajapinnassa. Jos laskun koosteeksi on valittu ajoneuvo, tilaajan viite tai tuote/yksikkö niin Finvoice sanomaan luodaan SpecificationDetails - SpecificationFreeText elementti, johon tiedot siirretään ns. vapaana tekstinä. Jos koosteeksi on valittu Tuote niin jokaisesta rivistä luodaan Finvoice-sanomaan ns. InvoiceRow-SubInvoiceRow, joka näkyy laskulla omana rivinään. Jotkin taloushallinto-ohjelmat summaavat nämä rivit osaksi laskua ja tällöin voi tapahtua niin, että summat monistuvat.
Työmaat ja polttoainekortit
Asiakkaan alla on perustietojen lisäksi myös työmaat ja kortit. Asiakkaalle tarvitaan työmaa, jos tehdään työmaatilauksia tai sopimuksia. Työmaalla voi olla useita Yhteystietoja (Kohteita). Työmaita lisättäessä pakolliset tiedot ovat työmaan nimi, kohteen nimi, osoite. Ulkoinen viite on asiakkaan asiakkaan antama viite työmaalle, se näkyy vain Perusrekisterissä asiakkaan tiedoissa ja menee Finvoicessa työmaatunnuksen/nimen tilalle. Asiakkaan alle lisätään myös kortit (esim. polttoainekortit), joihin tulleita tapahtumia halutaan joko veloittaa tai tilittää.
Oletustuotteet
Asiakkaalle voi määritellä tuotteita, jotka lisätään asiakkaan tilauksille aina (älä valitse tilauksen tyyppiä) tai tietyn tilaustyypin tilauksille:
Laskutusparametrit
Laskutusparametreissä on oltava vähintään yksi laskutusjakso. Sille määritellään jakson lisäksi minkälainen koonti laskulle halutaan. Se tarkoittaa sitä, mistä tiedoista lasku muodostetaan. Esimerkiksi valinta “Koonti työmaittain” tarkoittaa sitä, että jokaista työmaata kohden muodostuu oma laskunsa. “Normaali koonti” muodostaa asiakkaalle vain yhden laskun. Muita vaihtoehtoja on “Koonti tilauksen viitteen mukaan”, “Koonti lähtöpaikoittain”, “Koonti määräpaikoittain” ja “Tilaus per lasku”. Jos käytetään vain yhtä laskutusjaksoa, jätetään viimeinen kohta tyhjäksi. Jos taas halutaan tilaustyyppisidonnaisia laskutusjaksoja ja koonteja, valitaan viimeisessä kohdassa tilaustyyppi tai -tyypit, joita määrittely koskee. Tällöinkin on hyvä lisätä vain poikkeukset, eli jättää tilaustyyppivalinta tyhjäksi yleisen määrittelyn osalta ja lisätä vain tilaustyyppikohtaiset poikkeavuudet.
Lisäsähköpostiosoitteet
Lisäksi asiakkaalle voi määritellä sähköpostiosoitteita, joihin voi lähettää muun muassa siirtoasiakirjoja tai tilauksen tilamuutosseurantaviestejä (tiloja voi valita useita, katso pudotusvalikosta vaihtoehdot):
Polttoainelisä / -indeksi
Myös polttoaineindeksin / polttoainelisän voi määritellä asiakaskohtaisesti:
HUOM: jos polttoaineindeksiä ei määritellä asiakkaalle, hakee järjestelmä tiedon parametreistä. Jos polttoainelisä tilitetään liikennöitsijälle, tulee polttoainelisätuotteella olla valinta “Tilitetään liikennöitsijälle”. Tällöin järjestelmä hakee tilitettävän tiedon polttoaineindeksistä parametreistä. Jos halutaan, että asiakaskohtainen polttoainelisä tilitetään suoraan liikennöitsijöille, tulee liikennöitsijöille tehdä ostohinnasto:
-
Mene Hinnastot-osioon
-
Klikkaa Ostohinnastot-välilehteä
-
Klikkaa “+ Uusi ostohinnasto” -nappia
-
Syötä voimassaolo
-
Kirjoita niin halutessasi ostohinnastolle nimi
-
Klikkaa vihreää “Tallenna hinnastotiedot” -nappia
-
Klikkaa “Lisää hinnastorivi” -nappia
-
Klikkaa “Tallenna” -nappia
-
Klikkaa ilmestynyt hinnastorivi aktiiviseksi
-
Klikkaa alle ilmestyneistä välilehdistä “Kaavat” -nimistä välilehteä
-
Klikkaa alempaa “+ Lisää kaava” -nappia
-
Lisää haluttu polttoainelisätuote
-
Anna kaavalle nimi, vaikka “Pa-lisän suoratilitys” tai mikä tilannetta kuvaa parhaiten
-
Kirjoita “Kaava”-kenttään SUM
-
Klikkaa Tallenna
-
Klikkaa varmuuden vuoksi ylhäältä vielä vihreää “Tallenna hinnastotiedot” -nappia
Jos halutaan liikennöitsijäkohtaisia poikkeavuuksia, tulee heille tehdä omat ostosopimukset ja lisätä sama polttoainelisätuote sinne ja kirjoittaa oma kaava. Jos yksittäiselle liikennöitsijälle ei haluta tilittää polttoainelisää, tulee kaavan olla “SUM*0”.
Asiakasmerkinnät
Asiakkaan tiedoista löytyy Asiakasmerkinnät - kenttä, johon voi tallentaa lisätietoja. Tiedot tallentuvat aikaleiman kanssa.
Tilitystiedot
Tilitystavalla ohjataan sitä, laskutetaanko, tilitetäänkö vai onko kyseessä sisäinen siirto.
Automaksun veloitustapa -kentällä ohjataan niin ikään sitä, meneekö automaksu laskuna vai tilitysvähennysenä vai muulla tavoin. Automaksun ohje: Liikennöitsijältä veloitettavat maksut
Laskutusaineiston veloitus -kohdassa voidaan valita meneekö laskutusaineistosta muodostunut lasku laskuna vai tilitysvähennyksenä. Tässä on tapauskohtaisia poikkeavuuksia, jotka kannattaa tarkistaa aiheeseen liittyvistä ohjeista:
- Polttoainekorttilaskutuksen toiminnot (laskutus vs. vähennys)
- Polttoainevähennykset ja maksut
- Laskuaineiston sisäänluku
Liittymismaksu ja vakuusmaksu ovat manuaalista seurantaa varten.
Liikennöitsijän pankkitili tilitystä varten
Liikennöitsijän osalta on tärkeää määritellä pankkitili, jonne tilitykset osoitetaan. Tilinumeron voi lisätä liikennöitsijän tiedoissa, Pankkitilit-osiossa:
Ohjeita:
Yleinen laskutusohje: Laskutus
Sisäänluetun aineiston laskutus: Sisäänluetun laskutusaineston laskutus
Yleinen tilitysohje: Tilitys