Asiakkaan työmaan takaa “Ulkoinen viite” = “Viitteenne”
Tilaukselta “Littera” = “Viitteemme”
Asiakkaan työmaan nimi + työmaamestarin nimi = “Tilaajan viite”
Tilauksella oleva “Tilauksen viite” ei ainakaan toistaiseksi näy laskulla
Yleistä
Aloittaaksesi laskutuksen valitse vasemman reunan navigaatiosta Laskutus ja sieltä Esilaskutus-välilehti. Välilehdelle avautuu laskutusajon näkymä. Laskutusajossa haetaan hyväksytyistä tilauksista hakuehtojen mukaiset tilaukset ja niistä muodostetaan esilaskut. Esilaskut tulevat näkyviin listauksena samalle välilehdelle Perustiedot ja Erä-ajot - laatikoiden alapuolelle. Tästä listauksesta pääset tarkastamaan ja hyväksymään esilaskuja. Hyväksynnän jälkeen esilasku siirtyy Hyväksytyt laskut-välilehdelle.
Tästä listauksesta voi valita yhden tai useamman esilaskun ja ladata niistä pdf-tiedoston “Laskun kuva” -painikkeesta. Esilaskua voi myös tarkastella yksittäin, klikkaamalla esilaskun riviä, jolloin esilasku aukeaa omalle sivulle:
Tällä sivulla voi muokata esilaskun tietoja ja esim. Lisätä liitteitä esilaskulle.
Laskutusajon Perustiedot-laatikossa määritetään hakuparametrit laskutusajon aineiston hakuun.
Laskujen luontitapa-kentässä vaihtoehtoina on Kaikki laskut tai Laskut sisäänluetusta aineistosta. Tilauksen hyväksyjä-kenttään tulee tällä hetkellä automaattisesti valinta laskutusajon tekijästä. Klikkaamalla valikkoa voi valita vaihtoehdoista tyhjän, jolloin laskutusajo hakee kaikkien tilausten tiedot riippumatta tilauksen hyväksyjästä. Kun tässä kentässä on valittuna käyttäjätunnus, laskutusajo hakee aineistoa vain kyseisen käyttäjän hyväksymistä tilauksista.
Alkaen päivämäärä ja Saakka päivämäärä -kentät määrittelevät haettavien tilausten päivämäärät. Ajossa tarkistetaan ensin tilauksen toteutunut noutopäivämäärä, jos se tieto puuttuu, tarkistetaan tilauksen noutoaika- kentän päivämäärä. Kirjanpitopäivä-kentän avulla voidaan säätää sitä, mille kuukaudelle lasku kohdistuu.
Erä-ajot -laatikkoon tulee ajetut laskutusajot listauksena. Klikkaamalla erä-ajoa avautuu ponnahdusikkunassa tiedot laskutusajon tapahtumista aikaleimoineen. Klikkaamalla Kopioi-painiketta rivin oikeassa reunassa saat kopioitua käytetyt hakuparametrit Perustiedot-laatikkoon.
Kopioi-painikkeesta luodaan uusi lasku erillislaskuna samoilla laskun tiedoilla, mutta ilman rivitietoja.
Laskutusajo työvaiheittain
Laskutusajo työvaiheittain
- Valitse vasemman reunan navigaatiosta Laskutus ja tilitys.
- Laskutus-välilehdellä valitse laskutusjakso (jaksolla ei väliä) ja syötä haluamasi tarkentavat tiedot, esimerkiksi asiakas tai tilausnumero.
- Klikkaa “Käynnistä laskutusajo”.
- Jonossa olevat erä-ajot -ikkunaan ilmestyy laskutusajo.
- Ajon valmistuttua alaosaan tulee uusi lasku, laskun numeron voi tarkastaa Valmiit erä-ajot -ikkunan ajotiedoista. Huom: laskuja voi tulla myös useampia, esimerkiksi jos asiakkaalle on Perusrekisterissä määritelty “Koonti työmaittain”, niin laskuja tulee yhtä monta kuin on laskutettavia työmaita.
- Valitse laskun numeron edestä checkbox ja paina PDF-nappia, jolloin järjestelmä tekee PDF-tiedoston. Avaa PDF-esilasku ja tarkasta se.
- Jos esilasku on kunnossa, voi sen hyväksyä Hyväksy-napilla. Tällöin esilasku katoaa listalta ja Laskut-välilehdelle muodostuu Lasku.
- Laskut-välilehdellä näkyvät siis kaikki hyväksytyt laskut, jotka on lähetetty eteenpäin taloushallintajärjestelmään, jos on integraatio olemassa.
Laskulla on kaikki liitteet, jotka siihen on tilausten kautta lisätty; ne ovat koottuna yhteen tiedostoon.
Laskun kirjanpitotilin tarkistaminen: avaa lasku ja mene sen Tilaukset-välilehdelle. Avaa rivi ja avaa sen välilehdistä Veloitukset-välilehti, jolloin listauksessa näkyy mm. Tili.
Kirjanpidon lukituspäivämäärä on sellainen, jota voi säätää parametreissä (Asetukset → Parametrit). Sen idea on, että kyseiselle päivämäärälle ja sitä edeltävälle ajalle ei voi enää kohdistua kirjanpitotapahtumia. Laskuja voi hyväksyä sille edelleen, mutta hyvityslaskuille tulee päivämääräksi lukituspäivää seuraava päivä.
!! Laskutusajo hakee hyväksyttyjä tilauksia, joiden noutopäivä kuuluu ajon aikavälin sisälle. Järjestelmä valitsee ensisijaisesti toteutuneen noutopäivän, jos se on tyhjä, valitaan suunniteltu noutopäivä.
Tämä on laskutusajon oletusasetuksena. Se on mahdollista muuttaa käyttämään noutopäivän sijaan tilauksen toimituspäivää. Tätä valintaa hallinnoidaan järjestelmäasetuksissa (vasemmasta navigaatiosta Asetukset - “Järjestelmäasetukset” -välilehti - Laskutus). Klikkaa keltaista “Noutopäivän mukaan” -painiketta, se muuttuu vihreäksi “Toimituspäivän mukaan” -painikkeeksi. Tallenna.
