Polttoainevähennykset ja maksut

[petra]

Polttoainevähennykset ja -laskutus

Vaikka tässä käydään läpi polttoaineveloitusta, voi tämän prosessin avulla LogiPlaniin tuoda myös muita asiakkailta veloitettavia kohteita. Veloitukset menevät asiakkaasta/liikennöitsijästä riippuen laskuksi tai tilitysvähennyksiksi.

Taustatiedot / asetukset

• Laskutettavalle / tilitettävälle taholle eli asiakkaalle tai liikennöitsijälle tulee lisätä polttoainekortti/-kortteja.
  • Perusrekisteri → Asiakkaat ja liikennöitsijät → avaa yksittäinen asiakas tai liikennöitsijä → Kortit. Lisää kortti / kortteja. Nämä voidaan tuoda myös migraationa.

• Tyypillisesti polttoaine joko laskutetaan tai vähennetään tilityksestä. Tällöin Tilitystiedot-osiossa valitaan Laskutusaineiston veloitus -kohdasta halutaanko laskutus vai tilitysvähennys: “Laskutus” tai “Vähennys (tilitys)”. Usein kuitenkin halutaan esim. niin, että tilitysraportilla on vain yksi vähennysrivi ja halutaan lasku liitteenä, mutta laskua ei haluta kirjantoon. Katso tarkemmat ohjeet erilaisia tapauksia varten täältä: Polttoainekorttilaskutuksen toiminnot (laskutus vs. vähennys)

• Sisäänluvussa käytetään perusrekisterissä olevia tuotteita, jonka takia tuotteet on lisättävä perusrekisteriin.

  • HUOM! tuotekoodin tulee olla sama niin tuotteella kuin sisäänluettavassa aineistossa.
  • Tuotteen tyyppi on oltava “Materiaali” ja alityyppi “Polttoainemyynti”.

• Lisäksi järjestelmässä tulee olla laskuaineistolle sisäänlukukuvaus. Sen luomiseen voi pyytää apua LogiPlan-tuesta.

  • Mene Asetukset → Laskuaineiston sisäänlukukuvaukset.
    • Luo uusi sisäänlukumalli.
      • Anna nimi ja kirjaa Kuvaus-kohtaan saraketiedot.
      • Huom: saraketiedot voidaan tuoda Leanvayn toimesta, jolloin ylläpitäjälle jää vain mahdollisten muutosten tekeminen.

Erillinen ohje löytyy täältä: Sisäänlukumallit

Aineiston ajaminen sisään

• Tilausten hallinta → Laskuaineiston sisäänluku -välilehti.
  • Klikkaa "Uusi sisäänluku” -nappia.
    • Valitse tai tiputa tiedosto (.csv, .dat), katso, että alasvetovalikossa on oikea nimi (esim. Teboil, jos sellainen on luotu Asetuksissa (“Laskuaineiston sisäänlukukuvaukset”)).
  • Klikkaa “Lue tiedosto” -nappia → rivit tulevat esiin, tarkista (Huom: eli nyt näkyvät ne rivit, jotka ovat tiedostossa, sellaisenaan).
  • Klikkaa “Hyväksy myyntirivit” -nappia.
    • Nyt siirryt automaattisesti sisäänluettujen tiedostojen listaan ja kun avaat rivin, niin hinnan kohdalla näkyy se hinta, joka laskutetaan/tilitetään (hoverilla näkyy alkuperäinen, tiedostossa ollut hinta).
      • Jos jollekin tuotteelle on annettu muu á-hinta myyntihinnastossa, niin se muuttuu tähän näkymään ja samoin jos jollekin tuotteelle on annettu kate, lisätään se alkuperäiseen hintaan ja tässä näytetään lopullinen hinta.

Erillinen ohje löytyy täältä: Laskuaineiston sisäänluku

Katteen lisääminen polttoainemyynnille

• Lisää uusi Myyntihinnasto tai käytä olemassa olevaa. Hinnaston on hyvä olla yleinen, eli kaikille asiakasluokille voimassa, mutta hintoja voi rajata myös asiakasluokan mukaan. Tällöin vaan tarvitaan useampi hinnasto.
• Lisää hinnastorivi, anna nimeksi esim. Polttoainekate. Huom: nimi on vain teitä varten, jotta erotatte missä rivillä käsitellään polttoaineen katetta. Jos kate vaihtelee sen mukaan, mistä ja/tai mihin ajetaan, lisää kohteet riveille ja tee niin monta riviä, että saat erilaiset reittivaihtoehdot hinnoiteltua.
• Tallenna, klikkaa sitten luomaasi riviä ja mene “Yleishinnoittelu”-välilehdelle.
  • Lisää hintaluokka (ei ole pakko valita hintaluokkaa, jolloin hinnat ovat samat kaikille hintaluokille) ja valitse tuoteryhmä tai tuote, jolle haluat, että järjestelmä laskee katteen.
  • Kirjoita kaava: laita kaavaan “UPRICE”-muuttuja (se viittaa polttoainelaskutusaineistossa tulevaan tuotteen á-hintaan) ja isää siihen päälle kate plus- tai kertolaskun avulla.

Esimerkki:

Polttoainevähennykset nousevat eräajojen mukaan laskutukseen ja tilitykseen.

Huom: katso myös tämä erillinen ohje: Polttoainekorttilaskutuksen toiminnot (laskutus vs. vähennys)

Huom: tiedot luetaan sisään, mutta itse tiedostoa ei säilytetä LogiPlanissa. Tiedosto on siis hyvä pitää tallessa itse.