Polttoainevähennykset ja maksut

[petra]

Polttoainevähennykset ja -laskutus

Vaikka tässä käydään läpi polttoaineveloitusta, voi tämän prosessin avulla LogiPlaniin tuoda myös muita asiakkailta veloitettavia kohteita. Veloitukset menevät asiakkaasta/liikennöitsijästä riippuen laskuksi tai tilitysvähennyksiksi.

Taustatiedot / asetukset

• Laskutettavalle / tilitettävälle taholle eli asiakkaalle tai liikennöitsijälle tulee lisätä polttoainekortti/-kortteja.
  • Kortit voi lisätä itse käsin: Perusrekisteri → Asiakkaat ja liikennöitsijät → avaa yksittäinen asiakas tai liikennöitsijä → Kortit → lisää kortti / kortteja.
  • Kortit voi lisätä itse myös sisäänluvun kautta, katso erillinen ohje:
  • Kortit voidaan tuoda myös migraationa, tee pyyntö LogiPlan-tukeen.

• Tyypillisesti polttoaine joko laskutetaan tai vähennetään tilityksestä. Tällöin Tilitystiedot-osiossa valitaan Laskutusaineiston veloitus -kohdasta halutaanko laskutus vai tilitysvähennys: “Laskutus” tai “Vähennys (tilitys)”. Usein kuitenkin halutaan esim. niin, että tilitysraportilla on vain yksi vähennysrivi ja halutaan lasku liitteenä, mutta laskua ei haluta kirjantoon. Katso tarkemmat ohjeet erilaisia tapauksia varten täältä: Polttoainekorttilaskutuksen toiminnot (laskutus vs. vähennys)

• Sisäänluvussa käytetään perusrekisterissä olevia tuotteita, jonka takia tuotteet on lisättävä perusrekisteriin.

  • HUOM! tuotekoodin tulee olla sama niin tuotteella kuin sisäänluettavassa aineistossa.
  • Tuotteen tyyppi on oltava “Materiaali” ja alityyppi “Polttoainemyynti”.

• Lisäksi järjestelmässä tulee olla laskuaineistolle sisäänlukukuvaus. Sen luomiseen voi pyytää apua LogiPlan-tuesta.

  • Mene Asetukset → Laskuaineiston sisäänlukukuvaukset.
    • Luo uusi sisäänlukumalli.
      • Anna nimi ja kirjaa Kuvaus-kohtaan saraketiedot.
      • Huom: saraketiedot voidaan tuoda Leanvayn toimesta, jolloin ylläpitäjälle jää vain mahdollisten muutosten tekeminen.

Erillinen ohje löytyy täältä: Sisäänlukumallit

Aineiston ajaminen sisään

• Tilausten hallinta → Laskuaineiston sisäänluku -välilehti.
  • Klikkaa "Uusi sisäänluku” -nappia.
    • Valitse tai tiputa tiedosto (.csv, .dat), katso, että alasvetovalikossa on oikea nimi (esim. Teboil, jos sellainen on luotu Asetuksissa (“Laskuaineiston sisäänlukukuvaukset”)).
  • Klikkaa “Lue tiedosto” -nappia → rivit tulevat esiin, tarkista (Huom: eli nyt näkyvät ne rivit, jotka ovat tiedostossa, sellaisenaan).
  • Klikkaa “Hyväksy myyntirivit” -nappia.
    • Nyt siirryt automaattisesti sisäänluettujen tiedostojen listaan ja kun avaat rivin, niin hinnan kohdalla näkyy se hinta, joka laskutetaan/tilitetään (hoverilla näkyy alkuperäinen, tiedostossa ollut hinta).
      • Jos jollekin tuotteelle on annettu muu á-hinta myyntihinnastossa, niin se muuttuu tähän näkymään ja samoin jos jollekin tuotteelle on annettu kate, lisätään se alkuperäiseen hintaan ja tässä näytetään lopullinen hinta.

Erillinen ohje löytyy täältä: Laskuaineiston sisäänluku

Katteen lisääminen polttoainemyynnille

• Lisää uusi Myyntihinnasto tai käytä olemassa olevaa. Hinnaston on hyvä olla yleinen, eli kaikille asiakasluokille voimassa, mutta hintoja voi rajata myös asiakasluokan mukaan tai myyntisopimuksille. Tällöin vaan tarvitaan useampi hinnasto.
• Lisää hinnastorivi, anna nimeksi esim. Polttoainekate. Huom: nimi on vain teitä varten, jotta erotatte missä rivillä käsitellään polttoaineen katetta. Jos kate vaihtelee sen mukaan, mistä ja/tai mihin ajetaan, lisää kohteet riveille ja tee niin monta riviä, että saat erilaiset reittivaihtoehdot hinnoiteltua.
• Tallenna, klikkaa sitten luomaasi riviä ja mene “Yleishinnoittelu”-välilehdelle.
  • Lisää hintaluokka (ei ole pakko valita hintaluokkaa, jolloin hinnat ovat samat kaikille hintaluokille) ja valitse tuoteryhmä tai tuote, jolle haluat, että järjestelmä laskee katteen.
  • Kirjoita kaava: laita kaavaan “UPRICE”-muuttuja (se viittaa polttoainelaskutusaineistossa tulevaan tuotteen á-hintaan) ja isää siihen päälle kate plus- tai kertolaskun avulla.

Esimerkki:

Huom: Laskuaineiston sisäänluvussa voi valita, haetaanko hinnat normaalin prosessin mukaisesti, eli ensin myyntisopimuksilta ja sitten vasta myyntihinnastoista (jos myyntisopimuksella on sallittuna kyseinen haku) vai haetaanko vain myyntihinnastoista. “Hyväksy myyntirivit” -nappia painamalla käytetään normaalia prosessia, mutta “Hyväksy hinnastomyyntirivit” -nappia painamalla normaalin prosessin voi ohittaa ja hakea hintoja vain myyntihinnastoista. Tämä auttaa siihen, jos polttoaineiden kate on kaikille sama, mutta asiakkailla on rajatut myyntisopimukset käytössä, joista ei haluta poiketa. Eli normaali laskutus käyttää myyntisopimuksia, mutta polttoainelaskutus voi ohittaa tämän ja käyttää myyntihinnastoa.

Polttoainelaskut ja -vähennykset nousevat eräajojen mukaan laskutukseen ja tilitykseen.

Huom: katso myös tämä erillinen ohje: Polttoainekorttilaskutuksen toiminnot (laskutus vs. vähennys)

Huom: tiedot luetaan sisään, mutta itse tiedostoa ei säilytetä LogiPlanissa. Tiedosto on siis hyvä pitää tallessa itse.

Aiheeseen liittyviä ohjeita:
Laskuaineiston sisäänlukumallit: Sisäänlukumallit
Laskuaineiston sisäänluku: Laskuaineiston sisäänluku
Polttoainekorttilaskutuksen toiminnot: Polttoainekorttilaskutuksen toiminnot (laskutus vs. vähennys)
Polttoainekortin lisääminen asiakkaan tai liikennöitsijän tietoihin: Kortin / korttien lisääminen asiakkaalle/liikennöitsijälle