LogiPlanissa siirtoasiakirjakokonaisuuteen kuuluvat Zeuksessa oleva siirtoasiakirjojen kokonaisvaltainen hallinta, Fluidissa tapahtuva siirtoasiakirjojen luominen (ja lähettäminen asianosaisille, jos kuljettajalle annetaan siihen oikeudet) ja ajaminen sekä ulkoinen nettilomake siirtoasiakirjan osapuolien yhteistä muokkausta varten.
Siirtoasiakirjojen hallinta
LogiPlanissa siirtoasiakirjoja hallitaan Zeuksessa Tilausten hallinnan -osiossa, Siirtoasiakirja-välilehdellä. Siellä voi luoda ns. sisäisiä siirtoasiakirjoja sekä ulkoiseen lomakkeeseen liittyviä siirtoasiakirjoja. Jälkimmäinen on se, johon ulkoiselta lomakkeelta syötetyt tiedot löytävät tiensä, siksi sitä on käytettävä, jos aikoo lähettää siirtoasiakirjan vaikkapa asiakkaalle allekirjoitettavaksi. Listanäkymässä voi hakea ja suodattaa, aj sitä voi muokata mieleisekseen, mutta vielä siinä ei ole samanlaista näkymien tallentamista kuin tilausten listanäkymässä.
Listanäkymä kertoo lukumäärin kuinka paljon on minkäkin tahon toimesta allekirjoitettuja siirtoasiakirjoja ja allekirjoituksien sarakkeissa näkyy tummanpunainen palkki, jos allekirjoitus puuttuu.
Zeuksessa voidaan muokata kaikkia siirtoasiakirjoja, punnita (jos vaakaintegraatio on käytössä), lisätä allekirjoituskai, luoda siirtoasiakirjoille tilauksia (jotta saadaan siirtoasiakirja kytkettyä tilaukseen ja siten laskutettua), lähettää niitä halutuille tahoille sähköpostiin (mahdolliset siirtoasiakirjan liitteet menevät omana PDF-tiedostonaan) ja jatkossa myös Ympäristöministeriön rajapintaan lähettäminen tapahtuu täältä.
Jos käytössä on ulkoinen nettilomake, niin sillä syötetyt tiedot näkyvät omissa kentissään (suurin osa on näkymän oikeassa reunassa “Sähköisen lomakkeen kautta annetut tiedot (ulkopuolinen)” -kohdassa), koska ulkoinen lomake on suojattu vain kevyesti helpon kirjautumisen mahdollistamiseksi, niin LogiPlanissa olevia asiakas- tai tuoterekistereitä ei ole avattu näkymään siellä, vaan lomakkeelle kirjoitetaan asiat itse. Ulkopuolisen käyttäjän luoman lomakkeen tiedoista toimistokäyttäjän kannattaa tarkistaa ainakin ”Tuotteet”-laatikon kentät ja tarvittaessa muokata tuotenimet yrityksen omien käytäntöjen mukaisiksi.
Toimistokäyttäjä pystyy lisäämään ulkopuolisen käyttäjätunnisteen käyttäjän osallistujaksi myös muille siirtoasiakirjalomakkeille. Tällöin käyttäjätunnisteella pääsee tarkastelemaan ja muokkaamaan siirtolomakkeen tietoja ulkopuolisen käyttäjän lomakesivun näkymässä.
Siirtoasiakirjan voi jakaa toisten täydennettäväksi tai vaikkapa allekirjoitettavaksi lisäämällä siihen osallistujia:
Tätä varten on ensin tehtävä tunnisteet nettilomakkeelle kirjautumista varten. Tästä löytyy tietoa esimerkiksi tekemällä haun “siirtoasiakirjan tunniste” tässä ohjepankissa. Ulkoisen lomakkeen käyttäjä voi luoda tunnukset myös itse, jos hänelle antaa linkin ulkoiselle lomakkeelle: riittää kun käyttäjä kirjoittaa sähköpostiosoitteen ja vähintään kahdeksanmerkkisen tunnisteen, niin lomake aukeaa. Näin luodut tunnisteet ilmestyvät samaan paikkaan Zeuksessa kuin siellä luodut tunnisteet (Perusrekisteri → Siirtoasiakirjan tunnisteet -välilehti).
Ulkopuolisen lomakkeen osoite on muotoa: https://xxx.logiplan.fi/logiplan/ui/#/waste-shipping-form jossa xxx on teidän yrityksenne nimi, eli LogiPlan-osoitteeseenne lisätään loppuun “waste-shipping-form”.
Siirtoasiakirjan voi lähettää Zeuksesta sähköpostiin, jolloin mahdolliset liitteet tulevat yhtenä PDF-liiteenä mukaan. Sähköpostiin lähtevään viestiin voi lisätä myös allekirjoituksen (Perusrekisteri → Tekstipohjat → Uusi tekstipohja → valitse tyypiksi Siirtoasiakirjasähköpostin allekirjoitus).
Sama allekirjoitus lähtee mukaan, kun siirtoasiakirjatunniste lähetetään sähköpostiin.
Allekirjoituksen luominen:
Tilauksen liittäminen siirtoasiakirjaan
Myös tilauksen voi liittää siirtoasiakirjaan, eli toimia eri järjestyksessä kuin perinteisesti. Aloita avaamalla tilausten hallinnan “Tilaukset”-välilehdeltä haluamasi tilaus. Tilauksen perustiedoista löytyy kenttä siirtoasiakirjan liittämiselle. Kirjoittamalla kenttään käynnistyy haku tallennetuista siirtoasiakirjoista ja hakua vastaavat siirtoasiakirjat tulevat näkyviin pudotusvalikkoon, josta valitaan haluttu siirtoasiakirja.
Hakutoiminto hakee oikeaa siirtoasiakirjaa auton rekisterinumeron, ulkopuolisen käyttäjän syöttämän “Auto”-kentän, alihankkijan/liikennöitsijän nimen ja kuljettajan nimen perusteella. Hakuun tulevat ne siirtoasiakirjat, joiden ajankohta on enintään 30 päivää sitten ja ne, joilla ei ole ajankohtaa. Kun kenttään on valittu haluttu siirtoasiakirja, sen alapuolelle ilmestyy linkki siirtoasiakirjaan. Tieto siirtoasiakirjasta tallentuu ”Tallenna”-painikkeella. Tallennuksen jälkeen siirtoasiakirjasta löytyy linkki tilaukseen perustiedot-laatikosta tilausnumeron kohdalta. Tilauksen voi poistaa siirtoasiakirjalta tyhjentämällä tilauksen perustiedoista “Siirtoasiakirja”-kentän ja tallentamalla.
Linkkejä
Siirtoasiakirjan lähettäminen Fluidiin: Siirtoasiakirjan lähettäminen Zeuksesta Fluidiin
Fluid: Siirtoasiakirja ajoneuvopäätteessä
Ulkoisen siirtoasiakirjalomakkeen käyttäminen: Ulkoinen siirtoasiakirja
Osallistujien lisääminen siirtoasiakirjan muokkaajiksi: Siirtoasiakirja: tunnisteet
Siirtoasiakirjat Asiakasportaalissa: Siirtoasiakirjojen selailu
Siirtoasiakirjat Liikennöitsijäportaalissa: Liikennöitsijäportaali - siirtoasiakirja
Kysymys: miten liikennöitsijä voi muokata tekemäänsä siirtoasiakirjaa?
Ympäristöministeriön SIIRTO-rajapinta: Ympäristöministeriö: SIIRTO-rajapinta
Ympäristöministeriön vaatimukset liittyen siirtoasiakirjaan: Siirtoasiakirja
Kysymys: lähteekö LogiPlanista automaattisesti tiedot SIIRTO-rekisteriin? Saako siirtoasiakirjat lähetettyä sähköpostiin?