Laskutus

[petra]

Yleistä

Aloittaaksesi laskutuksen valitse vasemman reunan navigaatiosta Laskutus ja sieltä Esilaskutus-välilehti. Välilehdelle avautuu laskutusajon näkymä. Laskutusajossa haetaan hyväksytyistä tilauksista hakuehtojen mukaiset tilaukset ja niistä muodostetaan esilaskut. Esilaskut tulevat näkyviin listauksena samalle välilehdelle Perustiedot ja Erä-ajot - laatikoiden alapuolelle. Tästä listauksesta pääset tarkastamaan ja hyväksymään esilaskuja. Hyväksynnän jälkeen esilasku siirtyy Hyväksytyt laskut-välilehdelle.

Tästä listauksesta voi valita yhden tai useamman esilaskun ja ladata niistä pdf-tiedoston “Laskun kuva” -painikkeesta. Esilaskua voi myös tarkastella yksittäin, klikkaamalla esilaskun riviä, jolloin esilasku aukeaa omalle sivulle:

Tällä sivulla voi muokata esilaskun tietoja ja esim. Lisätä liitteitä esilaskulle.

Laskutusajon Perustiedot-laatikossa määritetään hakuparametrit laskutusajon aineiston hakuun.

Laskujen luontitapa-kentässä vaihtoehtoina on Kaikki laskut tai Laskut sisäänluetusta aineistosta. Tilauksen hyväksyjä-kenttään tulee tällä hetkellä automaattisesti valinta laskutusajon tekijästä. Klikkaamalla valikkoa voi valita vaihtoehdoista tyhjän, jolloin laskutusajo hakee kaikkien tilausten tiedot riippumatta tilauksen hyväksyjästä. Kun tässä kentässä on valittuna käyttäjätunnus, laskutusajo hakee aineistoa vain kyseisen käyttäjän hyväksymistä tilauksista.

Alkaen päivämäärä ja Saakka päivämäärä -kentät määrittelevät haettavien tilausten päivämäärät. Ajossa tarkistetaan ensin tilauksen toteutunut noutopäivämäärä, jos se tieto puuttuu, tarkistetaan tilauksen noutoaika- kentän päivämäärä. Kirjanpitopäivä-kentän avulla voidaan säätää sitä, mille kuukaudelle lasku kohdistuu.

Erä-ajot -laatikkoon tulee ajetut laskutusajot listauksena. Klikkaamalla erä-ajoa avautuu ponnahdusikkunassa tiedot laskutusajon tapahtumista aikaleimoineen. Klikkaamalla Kopioi-painiketta rivin oikeassa reunassa saat kopioitua käytetyt hakuparametrit Perustiedot-laatikkoon.

Kopioi-painikkeesta luodaan uusi lasku erillislaskuna samoilla laskun tiedoilla, mutta ilman rivitietoja.

Laskutusajo työvaiheittain

Huom: Laskutusajo hakee hyväksyttyjä tilauksia, joiden noutopäivä kuuluu ajon aikavälin sisälle. Järjestelmä valitsee ensisijaisesti toteutuneen noutopäivän, jos se on tyhjä, valitaan suunniteltu noutopäivä.

Tämä on laskutusajon oletusasetuksena. Se on mahdollista muuttaa käyttämään noutopäivän sijaan tilauksen toimituspäivää. Tätä valintaa hallinnoidaan järjestelmäasetuksissa (vasemmasta navigaatiosta Asetukset - “Järjestelmäasetukset” -välilehti - Laskutus). Klikkaa keltaista “Noutopäivän mukaan” -painiketta, se muuttuu vihreäksi “Toimituspäivän mukaan” -painikkeeksi. Tallenna.

• Valitse vasemman reunan navigaatiosta Laskutus.
• Esilaskutus-välilehdellä valitse tarvittaessa toimipiste (oltava sama kuin tilauksilla, jotka haluat laskuttaa), laskutusjakso (sen mukaan, mikä niillä asiakkailla on, jotka haluat laskuttaa) ja syötä haluamasi tarkentavat tiedot, esimerkiksi asiakas tai tilausnumero.
• Klikkaa “Käynnistä laskutusajo”.
• Jonossa olevat erä-ajot -ikkunaan ilmestyy laskutusajo.
• Ajon valmistuttua alaosaan tulee uusi esilasku/esilaskuja. Huom: laskuja voi tulla useampia per asiakas, esimerkiksi jos asiakkaalle on Perusrekisterissä määritelty “Koonti työmaittain”, niin laskuja tulee yhtä monta kuin on laskutettavia työmaita.
• Valitse esilaskun/laskujen numeron vasemmalta puolelta check box ja paina Laskun kuva -nappia, jolloin järjestelmä tekee PDF-tiedoston tai klikkaa “PDF-esikatselu pois päältä” -nappia tarkasta lasku/laskut.
• Jos esilasku/esilaskut ovat kunnossa, voi sen hyväksyä Hyväksy-napilla. Tällöin esilasku katoaa listalta ja Hyväksytyt laskut -välilehdelle muodostuu Lasku. Huom: laskun tiedot lähtevät tässä vaiheessa eteenpäin taloushallinto-ohjelmistoon ja laskujenlähetyspalvelun kautta asiakkaille, jos integraatiot mainittuihin ovat olemassa.

Hyväksytyt laskut -välilehdellä näkyvät kaikki hyväksytyt laskut. Kuten yllä mainittiin, taloushallinto-ohjelmistoon ja laskujenlähetyspalveluun laskut lähtevät, kun esilaskut hyväksytään, laskujen lähettämisestä LogiPlanista suoraan asiakkaan sähköpostiin on täällä erillinen ohje: Kysymys: miten LogiPlanista lähetetään laskut sähköpostiin ja miltä sähköposti näyttää?

Laskulla on kaikki liitteet, jotka siihen on tilausten kautta lisätty; ne ovat koottuna yhteen tiedostoon.

Laskun kirjanpitotilin tarkistaminen: avaa lasku ja mene sen Tilaukset-välilehdelle. Avaa rivi ja avaa sen välilehdistä Veloitukset-välilehti, jolloin listauksessa näkyy mm. Tili.

Kirjanpidon lukituspäivämäärä on sellainen, jota voi säätää parametreissä (Asetukset → Parametrit). Sen idea on, että kyseiselle päivämäärälle ja sitä edeltävälle ajalle ei voi enää kohdistua kirjanpitotapahtumia. Laskuja voi hyväksyä sille edelleen, mutta hyvityslaskuille tulee päivämääräksi lukituspäivää seuraava päivä. Lisätietoa: Parametrit

Laskulla näkyvät kentät

Asiakkaan työmaan tiedoista “Ulkoinen viite” = “Viitteenne”

Tilaukselta “Littera” = “Viitteemme”

Asiakkaan työmaan nimi + työmaamestarin nimi = “Tilaajan viite”

Tilauksen huomautukset (näkyy laskulla) = laskurivitasoinen viite

Tilauksella oleva “Tilauksen viite” -kenttä on ainakin toistaiseksi Microsoft Business Central -kohtainen, eli BC-rajapinnassa käytetään Litteran sijaan Tilauksen viite -kenttää. Kun yhdellä asiakkaan tilauksista on Tilauksen viite -kentässä jotain, niin se nousee laskulle Viitteenne-kenttään. Jos tilauksissa on eri tekstejä kyseisessä kentässä, otetaan viite ko. asiakkaan ensimmäisestä tilauksesta.

Laskun viite muodostetaan tässä etsintäjärjestyksessä: ensin katsotaan onko Tilauksen viite -kentässä jotain, jos ei, niin katsotaan onko Littera-kentässä ja kolmanneksi katsotaan onko työmaalla tunniste (työmaan tiedoissa “Ulkoinen viite/työnumero”).

Laskutusmuodot

Laskutusmuoto valitaan asiakkaan tiedoissa, Perusrekisterissä.

• “Paperi” tarkoittaa sitä, että LogiPlan-käyttäjä tulostaa ja lähettää laskut kirjeitse asiakkaalle. Tämä valinta myös estää laskun lähtemisen LogiPlanista laskutuspalveluun (esim. Maventa), tieto lähtee vain reskontraan / taloushallinto-ohjelmistoon.

• “Finvoice” tarkoittaa verkkolaskutusta taloushallinto-ohjelmiston tai laskujenlähetyspalvelun kautta. Tällöin tulee antaa myös Verkkolaskuosoite ja Verkkolaskuoperaattori. “Laskutusaihe” on kenttä, jolla voidaan ohjata Finvoicessa laskutusaihetta, eli EpiPaymentInstructionId:tä.

• “Itselaskutus” on oikeastaan sama kuin “Paperi”, mutta jättää täysin avoimeksi sen, miten LogiPlan-käyttäjä käsittelee laskut. “Paperi” on kuitenkin vaihtoehtona parempi, jos halutaan varmistaa, ettei lasku lähde LogiPlanista muualle kuin reskontraan / taloushallinto-ohjelmistoon.

• “Tulostuspalvelu” puolestaan tarkoittaa, että esim. Maventa tai muu laskujenlähetyspalvelu tulostaa laskut ja lähettää ne eteenpäin kirjeitse. Tämän suhteen on syytä tarkistaa, että laskujenlähetyspalvelun kanssa on sovittu asiasta erikseen ja kyseinen palvelu on heillä päällä.

• “Sähköposti (operaattori)” tarkoittaa puolestaan sitä, että lasku lähetetään verkkolaskuoperaattorille (esim. Maventa tai Liaison) sellaisella ohjauksella, että se pitää lähettää sähköpostilla ja sähköpostiosoite mihin lasku lähetetään otetaan LogiPlan-asiakaskortin sähköpostiosoitteesta. Tässä tapauksessa siis operaattori visualisoi laskun (tekee siitä PDF:n) ja lähettää sen sähköpostitse asiakkaalle.

• “Sähköposti” tarkoittaa sitä, että LogiPlan-käyttäjä joko lataa itse laskusta PDF-tiedoston tai lähettää sen LogiPlanin kautta: kun asiakkaalle on lisätty sähköpostiosoite, mennään Hyväksytyt laskut -välilehdelle ja valitaan lasku(t), jonka jälkeen klikataan “Laskutuksen ylläpitotyökalut” -napista “Lähetä valitut sähköpostiin”. Tästä on myös erillinen ohje: Kysymys: miten LogiPlanista lähetetään laskut sähköpostiin ja miltä sähköposti näyttää?

Ohjeita:
Yleinen laskutusohje: Laskutus
Sisäänluetun aineiston laskutus: Sisäänluetun laskutusaineston laskutus
Kysymys: miten LogiPlanista lähetetään laskut sähköpostiin ja miltä sähköposti näyttää?