Zeuksessa on mahdollista muokata automaattisten sähköpostiviestien sisältöjä. Perusrekisterissä omana välilehtenään oleva Sähköpostipohjat-välilehti näkyy käyttäjälle vain, jos hänen käyttöoikeusryhmälleen on laitettu kyseinen rajapintaoikeus päälle. Tämä puolestaan tehdään asetuksissa, Käyttöoikeuksien hallinta -välilehdellä, avaamalla haluttu käyttöoikeusryhmä ja laittamalla Zeuksen rajapintaoikeudet -kohdasta valituksi “Sähköpostipohjien hallinta”.
Sähköpostityyppien listalta klikkaamalla pääsee muokkaamaan kyseistä.
Sähköpostipohjat ovat HTML-sivuja, joissa voi tehdä ulkoasumäärittelyjä. Näiden lisäksi pohjissa voi käyttää erilaisia muuttujia, jotka korvataan oikeilla tiedoilla lähetyksen yhteydessä. Pohjissa voi myös olla toimintoja, joilla ohjataan sähköpostipohjan rakentamista. Muuttujat ja toiminnot esiintyvät pohjissa ‘$/#/dateTool.format’ -tyylisinä teksteinä, eikä niitä saa poistaa, mutta niiden paikkaa voi vaihtaa.
Huom: jos sähköpostiviestien otsikkokenttiin ei kirjoita mitään, tulee niihin tällä hetkellä “null”. Kyseisen voi estää sillä, että laittaa otsikkoon välilyönnin. Nullin tai mahdollisen kirjoittamanne tekstin lisäksi otsikkoon tulee viestityypistä riippuen automaattisia tekstejä:
: Työmaaraportti
: [yrityksenne nimi], lasku [asiakkaan nimi]. Eräpäivä [eräpäivä]
: [siirtoasiakirjan numero]
: tilauksenne [tilausnumero] tila on muuttunut
Tilitysraportista menee viesti tämälaisella otsikolla:
Logiplan-ilmoitus: tilitys [yrityksenne nimi] → [liikennöitsijän nimi]. Maksupäivä [maksupäivä]
1. Työntekijän työvuorosuunnitelman sähköpostipohja
$startDate - $endDate = alkupäivä - loppupäivä
#foreach( $workshiftPlanning in $workshiftPlannings ) #end = otetaan mukaan työvuorosuunnitelmat työvuorosuunnitelmista
$dateTool.format(‘dd.MM.yyyy’, ${workshiftPlanning.workDate},$locale), $dateTool.format(‘EEEE’, ${workshiftPlanning.workDate}, $locale) = työpäivän päivämäärä
${workshiftPlanning.description} = työpäivän kuvaus/työvuoron tyyppi
Työvuorosuunnitelmat löytyvät Työntekijöiden hallinta -osiosta, Työvuorosuunnittelu-välilehdeltä. Myös sähköpostiin lähettäminen tapahtuu sieltä.
2. Työmaamestarin raportin sähköpostipohja
$startDate - $endDate = alkupäivä - loppupäivä
#foreach( $worksite in $worksites.keySet() ) = otetaan mukaan työmaat
$worksite.workSiteName = työmaan nimi
#foreach( $order in $worksites.get($worksite) ) #foreach( $singleOrderProduct in $order.orderProducts ) #end #end = otetaan mukaan kaikki työmaatilauksen tilaukset
$order.orderNumber = tilausnumero
#if(“$!order.ordererReference” != “”)$order.ordererReference#end = littera
#if(“$!order.realizedLoadingEndDate” != “”)$dateTool.format(‘dd.MM.yyyy HH:mm’, $order.realizedLoadingEndDate)#end = kuormausaika
#if(“$!order.realizedUnloadingEndDate” != “”)$dateTool.format(‘dd.MM.yyyy HH:mm’, $order.realizedUnloadingEndDate)#end = purkuaika
#if(“$!order.vehicle.regNumber” != “”)$order.vehicle.regNumber#end = auto
#if(“$!order.vehicle.subContractor.name” != “”)$order.vehicle.subContractor.name#end = liikennöitsijä
$singleOrderProduct.product.productName = tuote
#if( “$!singleOrderProduct.realizedQuantity” != ‘’)$singleOrderProduct.realizedQuantity#{else}$singleOrderProduct.quantity#end = toimitettu määrä
Tarkempi ohje: Työmaamestarin raportti / Työmaaraportti
3. Laskun sähköpostipohja
$invoiceNumber = laskun numero
$dueDate = eräpäivänä
$signature = allekirjoitus
Hyvä asiakas,
Liitteenä on laskunne $invoiceNumber, jossa eräpäivänä $dueDate.
Tähän viestiin ei voi vastata.
Ystävällisin terveisin,
$signature
Laskun allekirjoitus on yrityksenne nimi.
4. Siirtoasiakirjan sähköpostipohja
Jätteen tuottaja eli tilaaja eli asiakas:
$!wasteDocument.ordererName $!wasteDocument.ordererExtraName = nimi
$!wasteDocument.ordererBusinessId = Y-tunnus
$!wasteDocument.ordererPhone = puhelinnumero
$!wasteDocument.ordererAddress.street, $!wasteDocument.ordererAddress.postalCode $!wasteDocument.ordererAddress.postOffice = laskutusosoite
$!wasteDocument.ordererEmail = sähköpostiosoite
Jätteen noutopaikka:
$!wasteDocument.pickupContactName = nimi
$!wasteDocument.pickupContactPhone = puhelinnumero
$!wasteDocument.pickupContactEmail = sähköpostiosoite
$!wasteDocument.pickupAddress.street, $!wasteDocument.pickupAddress.postalCode $!wasteDocument.pickupAddress.postOffice = nouto-osoite
$!wasteDocument.pickupWorksite = työmaa
Kuljetusyritys:
$!wasteDocument.transportCompanyName $!wasteDocument.transportCompanyExtraName = Nimi
$!wasteDocument.transportCompanyBusinessId = Y-Tunnus
$!wasteDocument.transportCompanyPhone = Puhelin
$!wasteDocument.driverName $!wasteDocument.driverCompany = Kuljettaja
$!wasteDocument.vehicleRegNumber = Rekisterinumero
$!wasteDocument.transportCompanyEmail = Sähköposti
$!wasteDocument.transportType = Kuljetustapa
Käsittelylaitos:
$!wasteDocument.receiverName $!wasteDocument.receiverExtraName = Nimi
$!wasteDocument.receiverBusinessId = Y-Tunnus
$!wasteDocument.receiverContactPhone = Puhelin
$!wasteDocument.receiverAddress.street, $!wasteDocument.receiverAddress.postalCode $!wasteDocument.receiverAddress.postOffice = Osoite
$!wasteDocument.receiverContactEmail = Sähköposti
Kuorman sisältö:
#foreach( $!product in $!wasteDocument.products ) = haetaan jokaiselle tuotteelle tiedot
$!product.productName = tuote
$!product.codeOfOriginName = alkuperä
$!product.recoveryCode $!product.disposalCode = jälkitoimet
$!product.recoveryCodeName $!product.disposalCodeName = jälkitoimen koodi
$!product.quantity = määrä
$!product.productType = tyyppi
$!product.wasteTypeCodeName = EWC-koodi
5. Tilauspäivitys ilman toimitustietoja -sähköpostipohja
$orderNumber = tilausnumero
$orderStatus = tilauksen tila
$company.name = lähettäjä
#foreach( $singleOrderProduct in $products) = haetaan jokaiselle tuotteelle tiedot
$singleOrderProduct.product.productName = tuotteen nimi
$singleOrderProduct.quantity = tuotteen määrä
$singleOrderProduct.quantityType = tuotteen yksikkö
$company.phone = yhteyshenkilön puhelinnumero
$company.email = yhteyshenkilön sähköpostiosoite
6. Tilauspäivitys toimitustietojan kanssa -sähköpostipohja
$orderNumber = tilausnumero
$orderStatus = tilauksen tila
$company.name = lähettäjä
#foreach( $singleOrderProduct in $products) = haetaan jokaiselle tuotteelle tiedot
$singleOrderProduct.product.productName = tuotteen nimi
$singleOrderProduct.quantity = tuotteen määrä
$singleOrderProduct.quantityType = tuotteen yksikkö
$orderDeliveryDate = arvioitu saapumispäivä
$orderDeliveryTime = arvioitu saapumiskellonaika
$company.phone = yhteyshenkilön puhelinnumero
$company.email = yhteyshenkilön sähköpostiosoite
7. SMS-viestin muuttujat
$orderNumber = tilausnumero
$contactInformation = tilauksen yhteyshenkilö
$vehicle = ajoneuvo
$pickup = noutokohde
$product = tuotteen nimi
$pickupDateTime = noutoajankohta
$unloadingDateTime = toimitusajankohta
$deliveryAddress = toimitusosoite
Huom: Tilaustyypeille voi Asetukset-osiossa, Omat luokitukset -välilehdellä antaa ehtoja, joiden avulla voi määritellä minkälainen tekstiviestin sisältö on. Jos esimerkiksi kiviainestilaukselle laittaa SMS-viestipohjan ehto -kohtaan “TOIMITUSAIKA”, voidaan alla olevan esimerkin avulla kiviainestoimitusten kyseessä ollessa lähettää tekstiviesti, jossa on toimitusaika, ja muiden tilaustyyppien tapauksessa tekstiviestissä on noutoaika:
Ilmoitus autolle lähetetystä tilauksesta(SMS) -viestipohja:
#if($condition == "TOIMITUSAIKA")
Tilaus: $orderNumber
Yhteyshenkilö: $contactInformation
Ottoalue: $pickup
Tavara: $product
Auto: $vehicle
Pitää olla purkamassa: $unloadingDateTime
#else
Tilaus: $orderNumber
Yhteyshenkilö: $contactInformation
Ottoalue: $pickup
Tavara: $product
Auto: $vehicle
Pitää olla lastaamassa: $pickupDateTime
#end
Viestin voi koostaa myös näin, jos haluaa, että toimitus-/noutoaika on viestissä ensimmäisenä:
#if($condition == "TOIMITUSAIKA")
Pitää olla purkamassa: $unloadingDateTime
#else
Pitää olla lastaamassa: $pickupDateTime
#end
Tilaus: $orderNumber
Yhteyshenkilö: $contactInformation
Ottoalue: $pickup
Tavara: $product
Auto: $vehicle
Ehto lisättynä tilaustyypille:
8. Siirtoasiakirjatunnisteaktivoinnin sähköpostipohja
$key, “key” = tunnus, joka on tarkoitus aktivoida
Kyseinen sähköposti lähtee käyttäjän sähköpostiin, kun hän luo avoimella siirtoasiakirjalomakkeella itse tunnisteen ja kun Yleisasetuksissa (Asetukset-osio, Järjestelmäasetukset-välilehti) on valittu vaihtoehto, että käyttäjän on aktivoitava tunnus ennen käyttöä.
9. Siirtoasiakirjatunnisteen ja salansanan lähettämisen sähköpostipohja
Kyseinen tuodaan myöhemmin sähköpostipohjiin.
10. Siirtoasiakirjan SMS-allekirjoitusviestipyynnön pohja
“Ulkoiset sähköposti-/tekstipohjat, Asiakkaalle lähetettävä lieteajo/noutoviesti (SMS)”
Jotta käyttäjä voi lähettää SMS-pyyntöjä, tulee hänen käyttöoikeusryhmällään olla “Zeuksen rajapintaoikeudet” -kohdassa oikeus lähettää SMS-allekirjoituspyyntöjä asiakkaalle päällä sekä “Yksittäiset HTML-lohkot/osiot” -kohdassa SMS-allekirjoitusviestipainikkeen näyttäminen siirtoasiakirjalla valittuna. Vaatii SMS-viestipalvelun käyttöönoton, eli palveluntarjoajan. Ota yhteyttä tukeen: logiplan-tuki@leanvay.com
11. Tilitysraportin sähköpostipohja
Kyseinen tuodaan myöhemmin sähköpostipohjiin.
Yleisiä ohjeita saa esiin painamalla näppäimistöltä Alt + 0 (nolla).