Kirjanpidossa käytetyt tilit määritellään Asetusten Tilit-välilehdellä
Tilimäärityksiä käytetään laskun ja tilityksen tapahtumien kirjanpitotilien määrittämiseen laskun / tilityksen hyväksymisen yhteydessä. Jos tilille määrittelee tuoteryhmän tai tuotteen, käyttää järjestelmä kyseistä tiliä vastaavan samantyyppisen tilin sijaan tuoteryhmälle tai tuotteelle. Tuote yliajaa tuoteryhmän, varaston omistajuudella on merkitystä silloin kun veloitettavalla tapahtumalla on jokin määritelty ottoalue tai vastaanottoalue, jolloin tilien määrityksessä huomioidaan myös ko alueen omistajuus.
Veloituksille tiliä haettaessa käytetään tilimäärityksiä, joiden tilityyppi on Kuljetustuotot.
Tilityksille tiliä haettaessa käytetään tilimäärityksiä, joiden tilityyppi on Tilitys (normaalitilitykset), Vähennys (vähennettäviksi merkityt, myös esim. automaksut), Ennakko (ennakot) ja Provisio (ajovälityspalkkio).
Pakolliset tiedot: nimi kaikilla kielillä, koodi, tyyppi
Laskun kirjanpitotilin tarkistaminen: avaa lasku ja mene sen Tilaukset-välilehdelle. Avaa rivi ja avaa sen välilehdistä Veloitukset-välilehti, jolloin listauksessa näkyy mm. Tili.
Pakko olla vähintäänkin: tilitystili, jos aikoo tilittää liikennöitsijöille.
Jos halutaan useampia tilejä, joilla on sama tyyppi ja alv-koodi, pitäisi ne eritellä tuoteryhmän tai tuotteen avulla. Järjestelmä katsoo tilaukselta alv-koodin ja jos samalla koodilla on useita samantyyppisiä tilejä, ei järjestelmä tiedä mille tilille tilauksella oleva tuote/tuotteet pitäisi laittaa. Tässä tapauksessa pitäisi tehdä tuoteryhmät ja valita ne tileille, tai valita tileille suoraan tuotteet.
Tuoteryhmiä voidaan laittaa useita yhdellen tiliohjaukselle
Esimerkki:
| Nimi | Koodi | Tyyppi | ALV-koodi | Tuoteryhmä(t) |
|---|---|---|---|---|
| Automaksut 24 % | 1234 | Kuljetustuotot | Yleinen | Automaksut 56 |
| Automaksut 24 % | 5678 | Kuljetustuotot | Yleinen | Automaksut 99 |
| Automaksut 24 % | 9012 | Vähennys | Yleinen | Automaksut 56 |
| Automaksut 24 % | 3456 | Vähennys | Yleinen | Automaksut 99 |
Toinen vaihtoehto on tehdä yksi tili, jolla on tietty tyyppi ja koodi. Erottelu tehdään luomalla kustannuspaikat, jotka ovat kyseiselle tilille alisteiset. Kustannuspaikat pitää sitoa tuoteryhmiin (tuoteryhmissä termi on “Liiketoiminta-alue”) ja sitten jaotella tuotteet tuoteryhmiin. Kustannuspaikan voi antaa myös suoraan tuotteelle (tuotteen takana on myös liiketoiminta-alue, onko hierarkkinen?) ja asiakkaalle.
LogiPlan siis hakee tällä tavalla:
-
Tyyppi, ALV, Tuote, Omistussuhde (varastoissa “Varaston omistajuus”, kohteilla “Kohteen omistajuus”)
-
Tyyppi, ALV, Tuoteryhmä, Omistussuhde
-
Tyyppi, ALV, Tuote
-
Tyyppi, ALV, Tuoteryhmä
-
Kohteen tili
-
Tyyppi, ALV
Ensin järjestelmä siis katsoo löytyykö tilityypille tilaukselta ALV-koodi, jolle on asetettu tili, johon kuuluu tilauksella oleva tuote/tuotteet tai onko varastolle (josta tuote on haettu tai jonne tuote on viety) määritelty omistussuhdetta (Oma, Vieras).
Sitten järjestelmä katsoo löytyykö tilityypille tilaukselta ALV-koodi, jolle on asetettu tili, johon kuuluu tuoteryhmä, johon puolestaan kuuluu tilauksella oleva tuote/tuotteet tai onko varastolle (josta tuote on haettu tai jonne tuote on viety) määritelty omistussuhdetta (Oma, Vieras).
Jos omistussuhteita ei löydy, niin sitten järjestelmä katsoo onko tilauksen tuotteelle sidottu tiliä, jos ei niin onko tilauksen tuotteen tuoteryhmälle oma tili.
Kohta viisi tarkoittaa tilannetta, kun mikään kohdista 1.-4. ei ole tuonut tulosta; tuolloin järjestelmä katsoo onko kohteelle määritelty jokin tili.
Viimeisenä eli kohdassa kuusi on tilanne, kun tuotetta, tuoteryhmää tai omistussuhdetta ei ole määritelty tileissä, jolloin tilin löytämiseksi riittää, että tilauksella määritellylle ALV-koodille löytyy tili.
Esimerkki millä tilityksestä tehtäviä vähennyksiä voi ohjata eri tileille: Kysymys: miten automaksun ja ajonvälityspalkkion saa menemään eri tileille?
Tilityypit sen mukaan, mitä mikäkin taloushallinto-ohjelmisto käyttää
“Yleisesti käytössä” tarkoittaa sitä, että tilityyppi on kaikilla taloushallinto-ohjelmistoilla käytössä.
Yleiset:
- Ennakko = yleisesti käytössä oleva ennakoiden tili
- Kuljetustuotot = yleisesti käytössä oleva kuljetustuottojen tili
- Oston arvonlisätili = yleisesti käytössä oleva tili
- Ostovelka = yleisesti käytössä oleva tili
- Provisio = yleisesti käytössä oleva tili, ajonvälityspalkkiot kohdistuvat tälle
- Tilitys = yleisesti käytössä oleva tilitysten tili
- Vähennys = yleisesti käytössä oleva vähennysten tili
Taloushallinto-ohjelmistokohtaiset:
- Kuljetuspalvelut = iScala, Sonet
- Muu myyntitili = Ventus, Sonet
- Myynnin arvonlisätili = iScala, Sonet
- Myyntisaamiset = iScala, Ventus, Talenom
- Palvelutuotot = Procountor
- Tarvikemyynnit = Procountor