Yleistilauksen luominen, laskuttaminen ja tilitys
Yleistilauksen idea on tehdä helposti useita samankaltaisia tilauksia tietylle asiakkaalle. Sitä voidaan käyttää sekä jälkitallennusmaisesti että ennakoivasti. Ohjeessa oletetaan, että asiakkaalle on lisätty tiedot Perusrekisterissä ja luotu myyntisopimus tai se kuuluu myyntihinnaston piiriin ja liikennöitsijälle on lisätty niin ikään tiedot sekä hinnat ja tarvittavat toistuvat vähennykset. Huom: tavallisilla tilauksilla on mm. se etu yleistilaukseen verrattuna, että siellä on ”Veloitukset ja tilitykset” -nappi, jonka avulla nähdään tulevat veloitukset (kun tilaus on tallennettu) ja tilitykset (kun tilaus on Hyväksytty-tilassa).
-
Mene Tilausten hallinta -osiossa Yleistilaukset-välilehdelle.
-
Klikkaa keltaista ”+ Uusi yleistilaus” -nappia. Aukeavassa näkymässä annetaan perustiedot, jotka koskevat kaikkia tilauksia, jotka kuuluvat kyseisen yleistilauksen alle.
-
Valitse asiakas, jolloin laskutustietoihin täydentyy kenttiä asiakkaan tiedoista. Voit tarvittaessa muokata laskutustietojen kenttiä.
-
Rivien oletusasetuksissa voit määritellä kaikille tilauksille tietyn hintaluokan, ajoneuvon, nouto- ja toimituspaikan sekä aikavälin (alkupäivä ja loppupäivä). Oletuksena vihreinä olevat napit säätävät sitä, veloitetaanko materiaaleista vai ei. Keltaisiksi klikattuina napissa mainittuja materiaaleja (viedyt tai poistetut) ei veloiteta. Kuormakirjanumero-kentässä voit antaa kaikille tilauksille saman kuormakirjanumeron tai sen alun, ja täydentää tilauskohtaisesti. Kopioiden lukumäärä -kentässä kannattaa tässä vaiheessa olla numero 1. Tyyppi-alasvetovalikosta on pakko valita tilauksille tyyppi. Sitten voit tallentaa näkymän yläosan vihreästä Tallenna-napista.
-
”+ Lisää rivi” -napilla lisäät oletusasetuksien mukaisen tilauksen:
5a. Nyt voit joko kopioida kyseistä tilausta haluamasi määrän ja täydentää kopioihin tiedot kopiokohtaisesti (jos esimerkiksi auto, tuote tai vaikka noutopaikka vaihtelevat tilauksittain) tai voit täydentää tilauksen valmiiksi ja sitten tehdä tarvittavan määrän kopioita (jos esimerkiksi auto ja tuote ovat aina samat ja vain toimituspäivä ja toteutunut määrä vaihtelevat).
Tilauksella on kaksi kopiointinappia. Vasemmanpuoleinen luo tilauksesta niin monta kopiota, kuin Kopioiden lukumäärä -kentässä on määritelty:
Oikeanpuoleinen luo tilauksesta yhden kopion kullekin päivälle alkupäivän ja loppupäivän väliselle ajalle. Esimerkiksi jos alkupäivä on 7.5.2022 ja loppupäivä 10.5.2022 järjestelmä luo neljä tilausta:
-
”+ Luo rivit aikavälille” -napilla luot alkupäivän ja loppupäivän väliselle ajalle oletusasetuksien mukaisen tilauksen kullekin päivälle. Esimerkiksi jos alkupäivä on 7.5.2022 ja loppupäivä 10.5.2022 järjestelmä luo neljä tilausta.
-
Luotujen tilausten tyyppiä ei voi vaihtaa, mutta yleistilauksen yläosassa voi valita toisen tilaustyypin alasvetovalikosta ja luoda lisää tilauksia, jolloin saman yleistilauksen alle saa esim. kiviainestoimituksia ja jätekuljetuksia:
-
Tilaukset lähetetään ajoneuvoille Kuljetussuunnittelussa, kuten muutkin tilaukset: klikkaamalla hiiren oikealla napilla kyseisen ajosuunnitelman (vaaleampi ruskea alue) päällä tai valitsemalla klikkaamalla vasemmalta useampi auto ja klikkaamalla sitten autolistan yläpuolelta nappia, joka lähettää kaikki tilaukset kerralla valituille autoille. Auton kohdalla oleva vihreä palkki kertoo auton olevan online Fluidissa, punainen palkki tarkoittaa offlinea. Tilaukset näkyvät leveinä palkkeina siksi, että kuvassa on palkkien venytys laitettu päälle (kuvassa oikealla on monta vihreää nappia vierekkäin, venytystila on niistä vasemmanpuolimmaisin, toisesta oikealla (ratas) voi säätää venytyksen pituuden).
- Yleistilauksen tilaukset näkyvät myös Tilaukset-välilehdellä, jossa niitä voi hallinnoida kuten muitakin tilauksia (esimerkiksi tallentaa toimitettuna jos tilaukset on jo ajettu tai Fluidia ei käytetä, tai hyväksyä laskutukseen). Tilaukset voi tallentaa toimitettuna myös Yleistilauksen kautta:
- Kun tilaukset ovat Toimettu-tilassa, ne voi hyväksyä laskutukseen. Tämä tehdään Tilausten hallinnan Tilaukset-välilehdellä joko tilaus avamaalla (klikkaa tilauksella ”Hyväksy”-nappia) tai listanäkymässä vihreästä ”Hyväksyntätila”-napista, jolloin listalle suodattuvat vain ne tilaukset, jotka ovat hyväksyttävissä. Jos tilausta ei voi hyväksyä, saattaa siltä esimerkiksi puuttua hinta (nollahintaiset rivit saa laskutukseen, kun klikkaa ”Sovittu hinta” -checkboxin valituksi) tai tilaukselle on laitettu työmaa, jonka asetuksissa on tarkistus päällä (pitää klikata ”Merkitse tarkastetuksi” -nappia tilaukselta).
- Laskut saadaan luotua Laskutus-osiossa, jossa ensin suoritetaan Esilaskutus kyseisellä välilehdellä. Esilaskutus voidaan ajaa esimerkiksi asiakas- tai tilauskohtaisesti ja rajata hakua tiettyyn ajanjaksoon. Laskuja voi syntyä useita, jos asiakkaan tiedoissa on valittuna esimerkiksi Koontilaskukoodiksi ”Koonti työmaittain”, jolloin järjestelmä luo laskun per työmaa sekä toki laskun niille tilauksille, joille ei ole merkitty työmaata.
- Laskun voi avata sen riviä klikkaamalla tai valita checkboxin sen kohdalta ja klikata ylempää ”Laskun kuva” -nappia, jolloin laskun saa PDF-muodossa tarkasteltavaksi. Jos laskun avaa suoraan laskun riviä klikkaamalla, voi sille esimerkiksi lisätä liitteitä tai veloitusrivejä.
- Vasta kun laskun rivin checkboxin valitsee ja klikkaa ylempää ”Hyväksy laskut” -nappia, on lasku valmis ja lähtee taloushallintointegraation ja mahdollisen laskunlähetyspalvelun käsiteltäväksi.
- Hyväksytyt laskut löytyvät Hyväksytyt laskut -välilehdeltä, kun klikkaa Hae-nappia. Tämä on oletuksena siksi näin, että laskuja on äkkiä valtava määrä ja listaa tyypillisesti halutaan suodattaa esimerkiksi tilan tai aikavälin perusteella ennen hakua. Laskun rivin checkboxin valittua aktivoituu purppurasävyinen nappi, jossa on erilaisia toimintoja:
- Tilitys liikennöitsijälle tehdään samalla kaavalla kuin laskutus: ensin ajetaan esitilitysajo ja kun se on tarkistettu, voidaan esitilitys hyväksyä, jolloin tiedot lähtevät eteenpäin taloushallintointegraatioon.
Jotta tilitys onnistuu, on kuitenkin huomioitava, että jos jostain tuotteesta halutaan tilittää jotain liikennöitsijälle, tulee tuotteen tiedoissa olla valinta ”Tilitä liikennöitsijälle” päällä ja tuote hinnoiteltu ostopuolella (ks. alta linkki). Lisäksi on tehtävä etukäteen valmiiksi halutut vähennykset tai tehtävä ne suoraan lisätilitysriveinä.