Kertaluotot
Järjestelmäasetuksissa (Asetukset: Järjestelmäasetukset-välilehti, Yleisasetukset-kohta) määritellään onko kertaluotto tilauskohtainen (käytetään yhdellä tilauksella, mahdollinen loppusumma ei jää käytettäväksi toiselle tilaukselle) vai jääkö kertaluotosta käyttämätön osa järjestelmään ja seuraaville tilauksille käytettäväksi kunnes koko summa käytetty. Kun asetusta muutetaan, tulee muutos tallentaa ja kirjautua ulos, jotta muutos tulee voimaan.
Uusia kertaluottoja lisätään perusrekisterin Kertaluotot -välilehdeltä. Paina keltaista “+Uusi kertaluotto” -painiketta ja täydennä tiedot. Pakollisia tietoja ovat nimi ja asiakas.
Asiakkaaseen ja liikennöitsijään liitetty yksittäistä tilausta pidempiaikainen kertaluotto toimii siten, että järjestelmä laskee automaattisesti paljonko luottoa on käytetty ja kuinka paljon sitä on jäljellä. Tällainen kertaluotto on voimassa niin pitkään, kun sillä on voimassaoloaikaa, vaikka luoton määrä ylittyisi. Käytetty määrä voi siten mennä negatiiviseksi.
Kertaluotto tulee tilaukselle näkyviin Laskutustiedot-kohtaan kun tilaukselle syötetylle asiakas-liikennöitsijä-yhdistelmälle löytyy kertaluotto. Kertaluotto-kentässä näytetään kertaluotolle annettu nimi sekä kuinka paljon kertaluottoa on käytetty ja kuinka paljon sitä alunperin oli myönnetty. Tilausnäkymässä tehdyt muutokset päivittävät kertaluoton summia.
Kertaluoton käyttäminen
Jos järjestelmässä on asiakkaalle voimassa oleva kertaluotto, avautuu uutta tilausta luodessa ponnahdusikkuna, josta kertaluoton voi valita tilaukselle, kun Tilaaja -kenttään täydennetään asiakastiedot. Ponnahdusikkuna avautuu myös, kun asiakas on valittuna ja auto -kenttään täydennetään ajoneuvo. Jos kertaluottoja on samalle asiakkaalle useampi, ponnahdusikkunassa valitaan käytettävä kertaluotto klikkaamalla haluttu kertaluotto aktiiviseksi ja painamalla Valitse. Jos et halua valita tilaukselle kertaluottoa, voit poistua ponnahdusikkunasta Peruuta -painikkeesta tai yläkulman ruksista.
Kun kertaluotto on valittu, tulee se näkyviin tilausnäkymän Laskutustiedot -laatikkoon.
Kertaluoton voi poistaa tilaukselta tyhjentämällä Kertaluotto -kentän ja tallentamalla muutoksen.
Kertaluotto yleistilauksella
Yleistilauksella kertaluotto lisätään rivikohtaisesti. Kun asiakastiedot on valittu ja asiakkaalla on käytettäviä kertaluottoja, avautuu ponnahdusikkuna, josta kertaluoton voi valita, “Uusi rivi” -painikkeesta. Tilauksen tyyppi pitää olla myös valittuna. Jos valittavia kertaluottoja ei ole, ponnahdusikkuna ei aukea.
Valittu kertaluotto näkyy yleistilauksella rivikohtaisesti. Kukin kertaluotto voi olla vain yhdellä rivillä. Jos kopioit rivin ja asiakkaalla on valittavissa olevia kertaluottoja, aukeaa riviä kopioitaessa ponnahdusikkuna, josta kertaluotto valitaan.
Yleistilauksen pikasyötössä löytyy kertaluotolle oma, rivikohtainen kenttänsä. Tässäkin kertaluotto valitaan ponnahdusikkunan kautta, joka aukeaa kun asiakastietoja täydennetään tai painetaan Lisää rivi -painiketta.
Kertaluoton tilitys
Jos tilauksen summa ylittää annetun kertaluoton summan, niin liikennöitsijälle tilitetään annetun kertaluoton verran ja loput tilitetään kun asiakas on maksanut.
Esimerkki:
Tilaus 1001. Asiakas ABC tilasi lumenajoa 8h. ABC:lle myönnettiin kertaluotto 1000€. Lumenajon hinta on 100€/h. L-kuljetus-niminen liikennöitsijä otti tilauksen vastaan. Lunta olikin enemmän kun mitä asiakas arvioi, joten L-kuljetuksella meni kaikkiaan 12h.
Tilaus 1001
Lumenajo 12h x 100€/h = 1200€
Tilauksen loppusumma on 1200€, josta kertaluoton ylittävä osuus on 200€.
Kopio tilaus 1001. Laita kopiolle maksutavaksi “Ei veloiteta, tilitetään”. Kirjoita lumenajon riville 1000€ “Tilitettävä summa” -kenttään.
Laita alkuperäiselle tilaukselle (1001) tilitystyypiksi “Tilitetään, kun maksettu” ja kirjoita lumenajon riville 200€ “Tilitettävä summa” -kenttään.