Toimintakulttuurin muutoksen vinkkipankki
Toimintakulttuurin muutokseen kannattaa panostaa, koska hyvin läpivietynä se vähentää muutosvastarintaa. Muutos on tuotava esiin aina positiivisessa valossa, korostaen sen hyötyjä kullekin kuulijakunnalle. Epärealistisia kuvia ei kuitenkaan ole syytä maalailla, koska niistä jää aina kiinni ja ne luovat huonoa ilmapiiriä. Perusteellinen suunnittelu ja eri skenaarioiden mallintaminen auttavat asiaa paljon.
Tuote on hankittu ja siihen on käytetty rahaa, se on saatava myös käyttöön
- Jo ennen hankintapäätöstä on hyvä suunnitella realistinen käyttöönottoaikataulu.
- Ihmiset, joita muutos koskee, on hyvä pitää ajan tasalla siitä, mitä on tulossa.
- Tuotteen käyttäjät on koulutettava välittömästi kun tuote otetaan käyttöön ja mielellään useamman kerran. Käyttöohjeita on oltava helposti saatavilla.
- Kannattaa panostaa siihen, että kouluttaa muutaman innokkaan & aktiivisen käyttäjän, jotka levittävät osaamista muiden käyttäjien joukkoon.
- He toimivat samalla tukihenkilöinä muille. Tästä voi olla tarpeen tarjota jokin pieni kannustin (kahvi+pulla, leffalippu tms.) koska se vaikuttaa yllättävän paljon asenteisiin.
- Tämä koskee niin ajojärjestelijöitä, laskuttajia kuin kuljettajiakin (myös tukihenkilömalli).
- Kannattaa panostaa siihen, että kouluttaa muutaman innokkaan & aktiivisen käyttäjän, jotka levittävät osaamista muiden käyttäjien joukkoon.
- Kuljettajille voi joissain tapauksissa joutua asettamaan ehtoja, jotta he alkavat käyttää tuotetta.
- Käytettyjä toimenpiteitä ovat olleet esimerkiksi prosenttivähennys palkasta tai suurempi ajonvälitysprosentti, jos tuodaan paperilappuja ajoneuvopäätteessä käytön sijaan sekä täysi kieltäytyminen paperilappujen käsittelystä.
Tuote säästää resursseja sitä enemmän, mitä tehokkaammin se on käytössä
- Tuote on hankittu tyypillisesti sen takia, että sen odotetaan tuovan säästöjä.
- Näihin säästöihin ei pääse käsiksi ennen kuin tuote on laajamittaisesti käytössä.
- Tähänkin auttaa perusteellinen käyttöönoton suunnittelu niin aikataulun kuin mahdollisten houkutinten ja sanktioiden osalta.
- Käyttäjäryhmäkohtaisesti on tarpeen suunnitella kannustin-/sanktiosysteemi.
- Positiivisuutta korostaen mietitään ensisijaisesti kannustimia
- Esim. kun tietty määrä (10, 20, 40…) on ottanut järjestelmän käyttöön, saavat he kakun tai jonkin muun pienen muistamisen.
- Usein tarpeen ovat myös sanktiot, ks. ylläolevan ajatusmallin Loppu.
- Positiivisuutta korostaen mietitään ensisijaisesti kannustimia
Muutosvastarinta on normaalia
- Muutosvastarintaan kannattaa suhtautua rauhallisesti, koska sitä tulee aivan varmasti.
- Ihmiset pelkäävät työpaikkansa puolesta → Jos ei olla aikeissa irtisanoa ihmisiä, voi heille sanoa, että sähköinen järjestelmä tulee korvaamaan tylsiä rutiininomaisia tehtäviä, jolloin ihmiset pääsevät tekemään mielekkäämpiä työtehtäviä.
- Laitevastarinta → Vaatii useamman lyhyen demon laitteen ja järjestelmän käytön helppoudesta ja hyödyistä.
- “Mutku paperille on niin helppo kirjoittaa” → Harjoitellaan yhdessä (esim. tukihenkilön kanssa) laitteen ja järjestelmän käyttöä korostaen sitä seikkaa, että ajan myötä sähköinen järjestelmä on nopeampi käyttää ja pitää tiedot tallessa.
- “Olen aina toiminut näin” → Joskus voi tehdä hyvää tehdä asiat uudella tavalla. Koskaan ei ole liian vanha oppimaan uutta, kunhan asenne on kohdallaan.
Ajoneuvopääte kuljettajille
- Miksi sähköinen järjestelmä?
- Paperin käsittely on työlästä, paperi rutussa ja kynä kateissa tai muste loppu / lyijy poikki.
- Jos paperia ei täytä jatkuvasti, voi asioita unohtua.
- Paperilaput tietävät tuplatyötä: niitä käsittelevät paitsi kuljettaja, myös paperit esim. kirjanpidon järjestelmään syöttävä henkilö.
- Kun sähköisen järjestelmän kerran opettelee, on sen käyttö helppoa.
- Sähköinen järjestelmä auttaa pitämään kirjaa jokaisesta työvaiheesta.
- Sähköisessä järjestelmässä on kaikki tiedot tallessa ja helposti löydettävissä.