LogiPlanin idea on digitalisoida tilausprosessi tilauksen vastaanottamisesta laskujen ja tilitysten luontiin saakka. Tällä tavalla saadaan prosessit tehokkaammiksi ja läpinäkyvimmiksi.
Jotta toiminnanohjausjärjestelmä voi toimia optimaalisesti, hakea tiedot automaattisesti tilauksille, laskuille ja tilityksiin, on kaiken tiedon oltava järjestelmässä.
Tilauksen tekemisen näkökulma
Perusrekisteri
Asiakkaan tiedot ajan tasalla:
- Nimi- ja osoitetiedot
- Asiakasluokka (etenkin, jos on käytössä asiakasluokkakohtaisia myyntihinnastoja)
- Mahdollinen kustannuspaikka (jos kustannuspaikka halutaan sitoa asiakkaaseen)
- Oletustilaustyyppivalinta (jos halutaan käyttää asiakaskohtaista oletusta)
- Oletustuotevalinnat (jos halutaan käyttää asiakaskohtaisia oletuksia, voi sitoa myös eri tilaustyyppeihin)
- Luottokieltomerkintä tulee olla ajan tasalla, jotta se näkyy tilauksella varoituksena.
- Työmaan/työmaiden tiedot, oltava kullakin vähintään yksi kohde.
- Työmaalla/työmailla “Ulkoinen viite/työnumero” jos halutaan laskulle jokin tietty viite.
- Työmaalla/työmailla kustannuspaikka (jos kustannuspaikkaseuranta työmaatasolla), voi lisätä myös työmaan kohteelle/kohteille.
- Työmaalla/työmailla tilausten tarkastus päällä, jos on tarkoitus, että asiakas tarkastaa tilaukset Asiakasportaalissa ennen laskutusta.
Tuotetiedot ajan tasalla:
- Kaikki tarvittavat tuotenimikkeet olemassa.
- Tuotteilla oikea valinta siitä, onko kyseessä materiaali vai palvelu.
- Materiaalituotteilla tarvittaessa oikea alityyppivalinta: kiviaineksilla “Kiviaines”, jätteillä “Jäte”, jotta tuotteet tulevat valittaviksi oikeantyyppisille tilauksille. HUOM: Varastotuotteilla tulee olla varastotuotevalinta päällä, eli “Varastotuote”-nappi vihreänä, jotta ne vaikuttavat varastosaldoihin.
- Jätetuotteilla tulee olla niihin liittyvät tiedot lisättyinä.
- Laskutustiedoissa on oleellista olla tuoteryhmä ja eri dimensiot (esim. kustannuspaikka), jos näitä halutaan käyttää.
- HUOM: Jotta tuote tilitetään liikennöitsijälle, tulee tilitysvalintanappi olla vihreänä, jolloin siinä lukee “Tilitä liikennöitsijälle”. Vastaavasti kyseinen valinta tulee olla keltaisena (“Älä tilitä liikennöitsijälle”) jos tuotetta ei ole tarkoitus tilittää.
- Valinnat siitä, missä tuote saa olla näkyvissä ja valittavissa.
Tärkeää tuotteista!
- Oltava vähintään yksi palvelutuote, jonka “Tuotteen lisätunniste” on “Provisio”, jotta ajonvälitysvähennyksiä voidaan tehdä. Kyseinen tuote on myös valittava ostohinnastoihin/-sopimuksille.
- Oltava vähintään yksi palvelutuote, jonka “Tuotteen lisätunniste” on “Kiviaineskuljetus”, jotta kiviainestoimituksissa saadaan Rahtihinta-kentälle tuote. Kyseinen tuote hinnoitellaan myynti- ja ostohinnastoissa ja -sopimuksilla joko suoraan ylätason “Rahtihinta” -kenttään, materiaalituoterivikohtaiseen “Rahtihinta”-kenttään tai Palvelutuote- tai Yleishinnoittelu-välilehdellä omana tuoterivinään.
- Oltava vähintään yksi palvelutuote, jonka “Tuotteen lisätunniste” on “Pyöräkuormaajatyö”, jotta kiviainestoimituksissa saadaan Kuormaushinta-kentälle tuote. Kyseinen tuote hinnoitellaan myynti- ja ostohinnastoissa ja -sopimuksilla joko suoraan “Pyöräkuormaajan työ” -kenttään tai Palvelutuote- tai Yleishinnoittelu-välilehdellä omana tuoterivinään. Kuormaushinnat-välilehdellä voi antaa materiaalituotekohtaisia kuormaushintoja.
- Oltava vain yksi palvelutuote, jonka “Tuotteen lisätunniste” on “Polttoainelisä”, jos polttoainelisä on tarkoitus laskuttaa ja/tai tilittää. Tällöin tuotteelle valitaan “Lisän hintaperuste” -kohdassa tuoteryhmät, joista kyseinen lisä lasketaan.
- Oltava vähintään yksi palvelutuote, jonka “Tuotteen lisätunniste” on “Ajoneuvo: kilometrit (Fluidissa kerättävät, automaattisesti)”, jotta kilometrejä voidaan kerätä Fluidista.
- Oltava vähintään yksi palvelutuote, jonka “Tuotteen lisätunniste” on “Ajoneuvo: tuntiveloitus (Fluidissa kerättävät, automaattisesti)”, jotta tunteja voidaan kerätä Fluidista.
- Oltava vähintään yksi palvelutuote, jonka “Tuotteen lisätunniste” on “Ajoneuvo: odotus”, jotta odotusta voidaan kerätä Fluidista.
- Oltava vain yksi palvelutuote, jonka “Tuotteen lisätunniste” on “Pyöräkuormaajan tuntityö (automaattinen, taustalaskentaa varten)”, jotta Fluidin Pyöräkuormaaja-osiossa voidaan kerätä tunteja automaattisesti.
- Oltava vähintään yksi palvelutuote, jonka “Tuotteen lisätunniste” on “Pyöräkuormaajan tuntityö (Käyttäjälle näytettävä, Fluidin pyöräkuormaajan tuntityövalinta)”, jotta Fluidin Pyöräkuormaaja-osiossa voidaan kerätä tunteja erilaisille tuntituotteille (esim. välppäys, monttutien teko tai mullan lastaus).
Perusrekisterissä on oltava myös vähintään ajoneuvot (ja niiden lisävarusteet) ja kohteet (varastot luodaan ja hallinnoidaan Varastojen hallinnassa) sekä yrityksen ja toimipisteiden tiedot kunnossa ja ajan tasalla.
Perusrekisterissä hallinnoidaan myös:
- Asiakasluokkia
- Tuoteryhmiä, ks. myös Tuoteryhmähinnoittelu
- Osakerekisteriä, ks. myös Osingonmaksu liikennöitsijöille osakerekisterin perusteella
- Jätehuollon nouto-osoitteita ja lietekuljetusten nouto-osoitteita, ks. myös Jätehuolto Zeuksessa
- Jätekoodeja (noudetaan automaattisesti, mutta kuvauksia voi muuttaa)
- Teksti- ja viestipohjia
- Työmaaporukoita eli ryhmiä, joita voi valita työmaatilauksille, jolloin ajoneuvot lisätään sinne automaattisesti.
- Suosikkiajoneuvoja eli voi luoda sekä käyttäjäkohtaisia että yhteisiä ajoneuvolistoja esim. kuljetussuunnitteluun.
- Alueryhmittelytekijöitä, joilla voi rajata lietekuljetuksia tietylle liikennöitsijälle.
- Reittipohjia
- Vaakoja, Pyöräkuormaajavaakojen hallinta
- Siirtoasiakirjojen tunnisteita verkkolomake-siirtoasiakirjan käyttöä varten.
- Ilmoitustaulua
Varastojen hallinta
- Tarvittavat varastot olemassa ja niiden tiedot ajantasaiset.
- Luotu tuotantoerät ja niiden kautta saatu tuotteille omakustannushinnat.
- Tuotteiden saatavuus ja määrä ajan tasalla. Varastosaldot ja niiden muokkaus
- Kysymys: Varastosaldoissa virhe, miten korjata varastosaldo niin, että omakustannushinnan laskenta menee oikein?
- Ajantasainen tieto pyöräkuormaajien sijainneista.
- Voimassaolevat, ajantasaiset varastotilityssopimukset (maanomistaja, tienhoito jne.)
Hinnastot
- Asiakkailta laskutettavat hinnat olemassa ja ajan tasalla myyntihinnastoissa ja/tai -sopimuksilla.
- Liikennöitsijöille tilitettävät hinnat sekä ajonvälitysvähennykset ja mahdolliset provisiovähennykset olemassa ja ajan tasalla ostohinnastoissa ja/tai -sopimuksilla.
- Perusohje: Hinnastot ja sopimukset
- Taulukoiden ja kaavojen ohje: Tuotteiden hinnoittelu: hintataulukot ja kaavat
- Alue-kilo/tonni/kuutio/jne. -hinnasto
- Kiinteä kilometrivälihinta
- Kilometrihinta (km-yksikkö-nousu: m3, kpl, tonni..) -hinnasto
- Hinnastot: alue-kaava -hinnoittelu
- Alueet
- Aluehinnoittelu ilman postinumeroita
- Kysymys: miten kilometritaulukkohintaisen tuotteen hinnoittelun saa toimimaan ilman erillistä ajomatkatuotetta?
- Takuuhinnoittelu
- Hinnasto: alue-minimihinta-maksimihinta-yksikkö -hinnoittelu
- Minimi-maksimi -hinnasto
- Ostohinnastot ja -sopimukset
- Ostohinnastojen ja -sopimusten kaavamäärittelyt
- Tilityshinnoittelu: tilityskaavat: provisio ja ajonvälitysprosentti
- Kysymys: olen lisännyt tuotteet, miten hinnoittelu tapahtuu?
- Kysymys: Miksi hinnastoon laitetut myyntihinnat eivät nouse tilaukselle?
Asetukset
- Omat luokitukset -välilehdellä hallinnoidaan järjestelmän tilaus- ja ajoneuvotyyppejä.
Laskutuksen näkökulma
Perusrekisteri
Asiakkaan tiedot ajan tasalla:
- Nimi- ja osoitetiedot
- Asiakasluokka (etenkin, jos on käytössä asiakasluokkakohtaisia myyntihinnastoja)
- Luottovastuu (yrityksen vai liikennöitsijän)
- Mahdollinen kustannuspaikka (jos kustannuspaikka halutaan sitoa asiakkaaseen)
- Maksuehto ja maksutapa
- Luottokieltomerkintä tulee olla ajan tasalla, jotta se näkyy tilauksella varoituksena.
- ALV-koodi, ALV-numero (sidottu Y-tunnukseen, muodostuu siitä automaattisesti)
- Laskutustiedot
- Laskutustapa (oleellinen, kun halutaan esim. polttoainelaskutus tilitysvähennyksenä)
- Laskun koostetapa
- Tuotekoontivalinta
- 0-summaisten rivien näyttäminen laskulla.
- Näytetäänkö liitteet laskulla.
- Valinnat laskutusjaksosta ja laskun koonnista (Laskutusparametrit).
- Polttoaineindeksi lisättynä, jos käytetään asiakaskohtaista (järjestelmäkohtaisen voi määrittää Asetukset-osiossa, Parametrit-välilehdellä).
- Työmaalla/työmailla “Ulkoinen viite/työnumero” jos halutaan laskulle jokin tietty viite.
- Työmaalla/työmailla kustannuspaikka (jos kustannuspaikkaseuranta työmaatasolla), voi lisätä myös työmaan kohteelle/kohteille.
- Työmaalla/työmailla tilausten tarkastus päällä, jos on tarkoitus, että asiakas tarkastaa tilaukset Asiakasportaalissa ennen laskutusta.
- Työmaalla/työmailla tuotekoontivalinnat: näytetäänkö laskulla yksittäisten laskurivien tiedot ja näytetäänkö tuotekoonti.
- Työmaalla/työmailla nollahintaisten rivien laskutusohjaus.
- Kortit lisättyinä, jos polttoainelaskutusta.
- Jätehuollon nouto-osoitteet lisättyinä, jos jätehuollon asiakas.
Liikennöitsijän tiedot ajan tasalla:
- Nimi- ja osoitetiedot
- Luottovastuu (yrityksen vai liikennöitsijän)
- Luvat, jos näitä halutaan hallinnoida LogiPlanissa.
- Kaikki mahdolliset laskutustiedot, jos liikennöitsijä on ns. asiakas-liikennöitsijä, eli tilityksen lisäksi myös laskutetaan.
- Tilitystapa
- Tilityksen koontitapa
- Tilitysrytmi
- Automaksun veloitustapa (jos automaksut ts. maksutilaukset käytössä).
- Laskutusaineiston veloitus (jos esim. polttoainelaskutus ja siitä tilitysvähennys).
- Sopimusryhmä (jos on käytössä sopimusryhmäkohtaisia ostohinnastoja)
- Tilitysraportin valinnat, vähintään toimitustapa.
- Tilitetäänkö jo hyväksytyt tilaukset, vai vasta laskutetut.
- Tilityksen koostetapa (Tilitysparametrit)
- Tilitysraportille määritelty sähköpostiosoite, jos tilitysraportin toimitustavaksi on valittu “Sähköposti”: Viestien lähetysosoitteita-kohdassa viestin tyyppinä tilitysraportti.
- Pankkitili oltava (oma välilehtensä)
Tuotetiedot ajan tasalla:
- Laskutustiedoissa on oleellista olla tuoteryhmä ja eri dimensiot (esim. kustannuspaikka), jos näitä halutaan käyttää.
- HUOM: Jotta tuote tilitetään liikennöitsijälle, tulee tilitysvalintanappi olla vihreänä, jolloin siinä lukee “Tilitä liikennöitsijälle”. Vastaavasti kyseinen valinta tulee olla keltaisena (“Älä tilitä liikennöitsijälle”) jos tuotetta ei ole tarkoitus tilittää.
Varastojen hallinta
- Voimassaolevat, ajantasaiset varastotilityssopimukset (maanomistaja, tienhoito jne.)
- Pyöräkuormaajille tilitetään yleensä tavallisen pyöräkuormaajatilityksen kautta, mutta maansiirtotilauksista voi tilittää pyöräkuormaajalle varastotilitysten kautta: Pyöräkuormaajatilitys maansiirtotilauksissa varastojen kautta
Hinnastot
- Asiakkailta laskutettavat hinnat olemassa ja ajan tasalla myyntihinnastoissa ja/tai -sopimuksilla.
- Liikennöitsijöille tilitettävät hinnat sekä ajonvälitysvähennykset ja mahdolliset provisiovähennykset olemassa ja ajan tasalla ostohinnastoissa ja/tai -sopimuksilla.
- Liikennöitsijöiltä säännöllisesti tilityksissä vähennettävät automaksut tai vastaavat olemassa ja ajan tasalla maksuhinnastoissa, HUOM: oltava olemassa myös maksutilaukset: Tilausten hallinta → Maksutilaukset-välilehti. Liikennöitsijältä veloitettavat maksut
- Varastotilityksistä mahdollisesti tehtävät vähennykset olemassa ja ajan tasalla ostosopimuksilla. Vähennyksiä varten luotava kaava “Kaavojen ylläpito” -välilehdellä.
Asetukset
- Tilit oltava luotuina ja kohdilleen säädettyinä.
- Kustannuspaikat ja mahdolliset muut dimensiot luotuina ja kohdilleen säädettyinä, ks. myös Dimensioiden käyttöjärjestyksen määritteleminen tilauksille
- Järjestelmäasetuksissa on laskutukselle omia asetuksia, jotka on syytä asettaa tukemaan omia prosesseja, mm. määräytyvätkö tilaukset laskulle nouto- vai toimituspäivän mukaan tai näytetäänkö työmaatieto laskulla.
- Järjestelmäasetuksissa on myös yleisasetusten puolella laskutukseen ja tilitykseen liittyviä valintoja, kuten tilitystyyppi, laskun ja tilityksen ALV-käsittely, dimensiosääntöjen käytön valinta ja sen valinta, että missä tilassa olevalle tilaukselle luodaan tilitykset.
- Parametreissä määritellään mm. ALV-koodit, maksuehdot ja factoring-tekstit.
- Asetuksissa on oma välilehtensä myös viitenumerosarjoille.
Lisäksi polttoainelaskutuksen kokonaisuus oltava luotuna, jos on tarkoitus tehdä polttoainelaskutusta:
- Polttoainevähennykset ja maksut
- Polttoainekorttilaskutuksen toiminnot (laskutus vs. vähennys)
- Laskuaineiston sisäänlukumallit
- Laskuaineiston sisäänluku
Laskutus- ja tilitysohjeet
- Yleinen laskutusohje
- Laskutuslisä
- Hyvityslasku
- Kysymys: Miten laskun eräpäivä määräytyy?
- Laskun asiakastietojen muokkaus ja laskun uudelleenlähetys
- Kysymys: miten LogiPlanista lähetetään laskut sähköpostiin ja miltä sähköposti näyttää?
- Kysymys: Miksi laskulle/esilaskulle nousee tilauksia, jotka ovat päivämäärärajauksen ulkopuolella?
- Kysymys: Miten valita minkä perusteella tilaukset tulevat samalle tai eri laskuille?
- Yleinen tilitysohje
- Liikennöitsijän negatiivinen tilitys
- Kysymys: Hyväksytyssä tilityksessä on virhe, miten se korjataan?
- Kysymys: Miten saan tilitysvähennyksen laskutettua liikennöitsijältä
- Kysymys: Tilaus menossa laskutukseen yhtenä, miten jakaa tilauksen tilitys kahteen?
- Laskun ALV
- ALV-kannan muutos
Käyttöönotto-ohje: Ohjeistus käyttöönottoa varten