Käyttöönotto-ohjeistus
Tervetuloa LogiPlaniin!
Saadessanne LogiPlan-ympäristönne osoitteen, saatte myös ylläpitäjän tunnukset, jolla pääsette kirjautumaan sisään.
Järjestelmään on asetettu yrityksellenne perustiedot, joiden täydentämisestä on hyvä aloittaa. Ne löytyvät Perusrekisteristä, Yritykset-välilehdeltä. Yrityksiä voi olla useampikin, jos olette konserni. Pääsääntöisesti yrityksiä on kuitenkin aina vain yksi järjestelmässä.
Lisäksi yrityksellä on aina oltava vähintään yksi toimipiste, joten sen tiedot on hyvä täydentää Toimipisteet-välilehdellä ja luoda samalla tarvittaessa mahdolliset muut yrityksenne toimipisteet. Toimipisteen voi valita käyttäjälle, jolloin hänelle näkyvän tiedon määrää voidaan rajata toimipisteen mukaan.
Asetukset
Aloittakaa käyttöönotto määrittelemällä järjestelmän perusasetukset Asetukset-osiossa. Tyypillisesti nämä asetukset tehdään ensimmäisenä toimenpiteenä ja vain päivitetään tarvittaessa. Asetuksissa ovat mm. viitenumerosarjat, parametrit, tilit ja kustannuspaikat, joiden tulee olla määriteltyinä jotta järjestelmä toimii. Etenkin tilien määrittely saattaa aiheuttaa harmaita hiuksia, aiheesta tarkemmin täällä: Tilit. Kustannuspaikoista enemmän täällä: Kustannuspaikat ja parametreistä täällä: Parametrit. Lisäksi Järjestelmäasetukset-välilehdeltä löytyy useita järjestelmää ohjaavia tekijöitä, ne kannattaa käydä huolellisesti läpi.
Seuraavaksi voitte luoda tarvitsemanne määrän käyttäjätunnuksia Asetuksissa, tai voitte toki luoda tunnukset myöhemminkin. Roolilla on merkitystä sen suhteen, mihin tuoteperheen osaan tunnuksella pääsee: ylläpitäjä pääsee mihin vain, asiakas Asiakasportaaliin, liikennöitsijä Liikennöitsijäportaaliin ja kuljettaja Fluidiin. Käyttäjän tiedoissa on useita valintoja, etenkin Fluidiin liittyen (tiettyjä asetuksia sekä mm. mitä ajotyyppejä ja toiminnallisuuksia Fluidissa näytetään), mutta myös käyttöoikeusryhmillä voi ohjata sitä, mitä käyttäjä näkee. Asetukset-osion Käyttöoikeuksien hallinta -välilehdellä voi luoda ja muokata käyttöoikeuksien mukaan sitä, mitä vasemman navigaation elementtejä ja välilehtiä käyttäjä näkee. Sitten käyttäjille lisätään heidän tietoihinsa haluttu käyttöoikeusryhmä.
Perusrekisteri
Seuraavaksi tulisi täydentää Perusrekisteri. Käyttöönotto tarkoittaa aina jonkin verran naputtelua, vaikka rekisteritietoja tuotaisiinkin datamigraation kautta. Ennen datamigraatiota on kuitenkin luotava vähintäänkin asiakasluokat, mutta myös tuoteryhmät sekä ajoneuvojen hintaluokat ovat näppäriä keinoja tuoda järjestelmän käyttöön joustavuutta ja monipuolisuutta. Asiakasluokilla on suuri merkitys esim. hinnaston ja sopimusten näkökulmasta ja kaksi jälkimmäistä tuovat lisää mahdollisuuksia esimerkiksi hinnoitteluun. Toisin sanoen, ennen LogiPlanin käyttöönottoa yrityksessä usein joudutaan uudistamaan (ja tehostamaan) koko prosessia, ei pelkästään digitalisaation näkökulmasta, vaan myös tiedon käsittelyn ja hallinnan näkökulmasta.
Datamigraation kyseessä ollessa tyypillisesti asiakkaat, liikennöitsijät ja ajoneuvot tuodaan LogiPlaniin vanhasta järjestelmästä. Toisinaan myös tuotteet, mutta sen voi tehdä itse suoraan LogiPlanissa, Perusrekisterin Tuotteet-välilehdellä. Mikään ei estä syöttämästä tietoja myös käsin. Kohteet ovat käsin syötettävää dataa, mutta meiltä löytyy esim. vastaanottopaikoista lista, jonka voimme halutessanne tuoda teille. Se, mikä on suositeltavaa, on perata kaikki tietomassa, jotta LogiPlaniin tulisi mahdollisimman vähän käyttäjiänne häiritsevää turhaa/vanhaa tietomassaa. Järjestelmän käyttöönotto on siten oiva hetki suorittaa myös siivousta.
Mallipohjat ja integraatiot
Näiden toimien jälkeen tyypillisesti aletaan tutkia laskun ja tilitysraportin sekä mahdollisesti myös tarjouksen ulkoasua. Jos käytätte LogiPlanissa olevia pohjia, voimme tehdä teille juuri sellaisen kuin haluatte. Taloushallinto- ja laskunlähetyspalveluintegraatioista riippuen ne joko ottavat LogiPlanista laskun kuvan vastaan tai sitten eivät. LogiPlanin laskun kuva tarkoittaa siis juurikin sitä ulkoasua, minkä lasku saa LogiPlanissa. Etenkin taloushallinto-ohjelmistot ottavat tyypillisesti vastaan vain esim. Finvoicea, eli käytännössä vain laskun tiedot, ja koostavat laskun ulkoasun itse. Tämän takia monella asiakkaistamme on erikseen laskunlähetyspalvelu, jonka kanssa laskun ulkoasun säätäminen ja/tai laskun kuvan vastaanottaminen on yksinkertaisempaa.
Hinnastot
Perusohje: Hinnastot ja sopimukset
Taulukoiden ja kaavojen ohje: Tuotteiden hinnoittelu: hintataulukot ja kaavat
Käyttöönotto
Alkuvaiheen tiedonrakentamisen jälkeen alkaa varsinainen käyttöönotto. Se on oikeastaan aina vaiheittaista, koska siirtyminen niin toisesta järjestelmästä kuin kynä & paperi -tyylistä uuteen järjestelmään vaatii aina totuttelua. On hyvä, että kaikki avainhenkilöt ja myös innokkaat uudistajat saavat heti alusta asti kädet saveen, mutta muille on annettava aikaa tulla sinuiksi uuden prosessin ja järjestelmän kanssa. Alussa tulee väkisinkin opettelua ja hankalia tilanteita, jos siihen lisää vielä kiireen ja paineen, ei maaliin päästä ainakaan nopeasti ja hyvällä mielellä.
Yksi käyttäjiä helpottava toiminnallisuus on listanäkymien personointi: Listanäkymien muokkaus / personointi
Tämän ohjepankin lisäksi olemme koonneet Toimintakulttuurin muutoksen vinkkipankin, koska mihin tahansa käyttöönottoon liittyy aina myös tunteita, pelkoja ja odotuksia.
Laskutus ja tilitys
Laskutuksen perusohje: Laskutus
Laskuaineiston sisäänluku: Laskuaineiston sisäänluku
Polttoainekorttilaskutus: Polttoainekorttilaskutuksen toiminnot (laskutus vs. vähennys)
Tilitys: Tilitys: tilityskaavat: provisio ja ajonvälitysprosentti
Tilitysvähennykset: Liikennöitsijältä veloitettavat maksut
Ajonvälityspalkkiot, automaksut ja niiden ohjaaminen eri tileille: Kysymys: miten automaksun ja ajonvälityspalkkion saa menemään eri tileille?
Fluid
Fluid-käyttäjien tunnuksessa ei Zeuksessa ole muuta kuin tunnuksen alkuosa. Loppuosa laitetaan vasta kun kirjaudutaan Fluidiin. Esimerkiksi tunnuksessa “sonja@demo” osio “sonja” on tunnuksen alkuosa ja osio “@demo” on loppuosa.
Käyttäjille voi heidän tiedoissaan määritellä käyttäjäkohtaisesti näkyykö heillä vain jokin tietty auto, useampi auto vai kaikki liikennöitsijän autot. Jos heille on laitettu vain yksi auto, niin Fluid ei kirjautumisvaiheessa kysy autoa. Autoa voi myös vaihtaa Fluidissa, jos käyttäjälle on niitä laitettu useampi.
Käyttäjän tiedoissa määritellään myös se, mitä kaikkia ajotyyppejä ja toimintoja hänellä näkyy Fluidissa. Lisäksi on lista erilaisia säätöjä, joilla voidaan määritellä esimerkiksi se, näkyykö kuljettajalla siirtoasiakirjan yhteydessä Lähetä-nappi tai luodaanko siirtoasiakirjan luomisen yhteydessä automaattisesti myös jätekuljetustilaus.
Fluidin suhteen hyväksi havaittu käyttöönottomalli on aloittaa niistä kuljettajista, jotka ovat teknisorientoituneimpia ja motivoituneimpia ottamaan uutta vastaan. Heidän kauttaan on hyvä levittää käyttöä seuraaviin ryhmiin ja innokkaat etulinjan kuljettajat usein myös opastavat muita mukaan.
Tärkeät Fluid-linkit:
Huom:
Alkuvaiheessa järjestelmän mahdolliset vikatilanteet liittyvät tyypillisesti siihen, että jokin perustieto puuttuu. Jos ette itse löydä helposti kohtaa, josta tietoa puuttuu, niin ottakaa yhteyttä LogiPlan-tukeen:
logiplan-tuki@leanvay.com
040 220 7069
Muutama yleinen huomio
Kaikki järjestelmän listasivut toimivat seuraavilla tavoilla:
- Kun halutaan hakea usealla suodattimella, annetaan ensin kaikille halutuille suodattimille arvo ja sitten painetaan “Hae”-nappia.
- Jos painaa Enter-nappia sen jälkeen kun on antanut jonkin arvon suodattimelle, tekee järjestelmä haun sen perusteella.
Järjestelmä ei siis hae automaattisesti kun annetaan suodatukseen arvo, koska mitä vähemmän on automaattisia, turhia hakuja, sitä ekologisempi on järjestelmä.
–
Järjestelmän yläpalkissa oleva kolmion muotoinen huomiomerkki toimii järjestelmän virheviestien indikaattorina. Jos järjestelmässä on lukemattomia virheviestejä, indikaattori vilkkuu punaisena. Kolmion oikealla puolella on infomerkki, joka puolestaan kertoo ei-niin-kiireellisistä järjestelmäviesteistä (kuvassa niitä on saapunut 12kpl). Infomerkin oikealla puolella on kysymysmerkkinappi, jota klikkaamalla pääsee tähän ohjepankkiin. Sen jälkeen on statistiikkatietoja ja lopulta ihan oikealla käyttäjän valikko, josta pääsee kuvan kertomiin tietoihin:
–
Pikahaku avataan CTRL + K -näppäinyhdistelmällä. Tämä on näppärä keino navigoida järjestelmässä ilman että tarvitsee muistaa mitä on missäkin osiossa tai mikä välilehti löytyy mistäkin. Kirjoitat vain hakuun mitä etsit. Voit painaa näppäinyhdistelmää missä tahansa kohdassa järjestelmää.
–
CTRL+ALT+SHIFT+ENTER → aktivoi ominaisuuden, jonka avulla pikahaun kautta avatut sivut aukeavat uuteen välilehteen. Samalla näppäinyhdistelmällä saa ominaisuuden myös pois päältä.
