Asiakkaat ja liikennöitsijät

Huom: kaikissa listanäkymissä kautta LogiPlanin on aina vain tietty joukko siitä datasta mitä kannassa on, koska kanta on niin suuri. Eli listaa pitää suodattaa ja käyttää hakusanoja.

Listanäkymässä voi tosiaan suodattaa ja etsiä tietoja sekä luoda uusia asiakkaita (keltainen nappi vasemmassa yläkulmassa). Olemassaolevia asiakkaita pääsee muokkaamaan klikkaamalla asiakkaan riviä.

Uutta luodessa pakolliset tiedot ovat: nimi, käyntiosoite, asiakasryhmä, maksuehto, laskutusjakso. Liikennöitsijällä on lisäksi yritys pakollinen, jolla tarkoitetaan LogiPlania hallinnoivaa yritystä, eli sitä tahoa, joka laskuttaa ja tilittää.

Asiakastiedoissa voi määritellä näytetäänkö asiakasta esim. Fluidissa tai Liikennöitsijäportaalissa.

Asiakastyypit

  • Asiakas = taho, jota laskutetaan
  • Liikennöitsijä = taho, jolle tilitetään
  • Asiakas-liikennöitsijä = taho, jota voidaan laskuttaa ja jolle voidaan tilittää

Osoitetiedot

Kun kirjoitat osoitetta, järjestelmä ehdottaa postinumeron perusteella postitoimipaikan ja maan. Valitsemalla tarjotun vaihtoehdon, järjestelmä täydentää loput osoitekentät (valitse ja sitten klikkaa muualle). Jos asiakkaan nimi löytyy YTJ:n rekisteristä (Oy), niin järjestelmä ehdottaa tietoja.

Ennakkomaksu

Aiheeseen liittyvillä kentillä voi manuaalisesti hallinnoida ennakkomaksun tilannetta. Luottoraja ja ennakkomaksu sekä sen jäljellä oleva määrä näkyvät tilauksilla.

Luottovastuu

Asiakkaan tietoihin merkitään myös se, kenelle luottotappio tulee, jos asiakas jättää laskun maksamatta. Luottovastuu voi olla joko yrityksellä tai liikennöitsijällä. Jos luottovastuu on yrityksellä, niin suoritteesta tehdään tilitys liikennöitsijälle sen jälkeen kun asiakasta on laskutettu vaikka asiakas ei olisi maksanut laskua. Jos luottovastuu on liikennöitsijällä, niin suoritteesta tehdään tilitys liikennöitsijälle vasta kun asiakas on maksanut laskun.

Laskutusmuodot

  • “Paperi” tarkoittaa sitä, että LogiPlan-käyttäjä tulostaa ja lähettää laskut kirjeitse asiakkaalle. Tämä valinta myös estää laskun lähtemisen LogiPlanista laskutuspalveluun (esim. Maventa), tieto lähtee vain reskontraan / taloushallinto-ohjelmistoon.

  • “Finvoice” tarkoittaa verkkolaskutusta taloushallinto-ohjelmiston tai laskujenlähetyspalvelun kautta. Tällöin tulee antaa myös Verkkolaskuosoite ja Verkkolaskuoperaattori. “Laskutusaihe” on kenttä, jolla voidaan ohjata Finvoicessa laskutusaihetta, eli EpiPaymentInstructionId:tä.

  • “Itselaskutus” on oikeastaan sama kuin “Paperi”, mutta jättää täysin avoimeksi sen, miten LogiPlan-käyttäjä käsittelee laskut. “Paperi” on kuitenkin vaihtoehtona parempi, jos halutaan varmistaa, ettei lasku lähde LogiPlanista muualle kuin reskontraan / taloushallinto-ohjelmistoon.

  • “Tulostuspalvelu” puolestaan tarkoittaa, että esim. Maventa tai muu laskujenlähetyspalvelu tulostaa laskut ja lähettää ne eteenpäin kirjeitse. Tämän suhteen on syytä tarkistaa, että laskujenlähetyspalvelun kanssa on sovittu asiasta erikseen ja kyseinen palvelu on heillä päällä.

  • “Sähköposti (operaattori)” tarkoittaa puolestaan sitä, että lasku lähetetään verkkolaskuoperaattorille (esim. Maventa tai Liaison) sellaisella ohjauksella, että se pitää lähettää sähköpostilla ja sähköpostiosoite mihin lasku lähetetään otetaan LogiPlan-asiakaskortin sähköpostiosoitteesta. Tässä tapauksessa siis operaattori visualisoi laskun (tekee siitä PDF:n) ja lähettää sen sähköpostitse asiakkaalle.

  • “Sähköposti” tarkoittaa sitä, että LogiPlan-käyttäjä joko lataa itse laskusta PDF-tiedoston tai lähettää sen LogiPlanin kautta: kun asiakkaalle on lisätty sähköpostiosoite, mennään Hyväksytyt laskut -välilehdelle ja valitaan lasku(t), jonka jälkeen klikataan “Laskutuksen ylläpitotyökalut” -napista “Lähetä valitut sähköpostiin”. Tästä on myös erillinen ohje: Kysymys: miten LogiPlanista lähetetään laskut sähköpostiin ja miltä sähköposti näyttää?

Sähköpostitse lähetettävien laskujen mukaan lähtevät myös liitteet, mutta ne lähtevät yhtenä tiedostona, jolloin tiedostosta voi tulla suuri.

Laskun kooste -kohdassa määritellään miten tietoja käsitellään taloushallintorajapinnassa. Jos laskun koosteeksi on valittu ajoneuvo, tilaajan viite tai tuote/yksikkö niin Finvoice sanomaan luodaan SpecificationDetails - SpecificationFreeText elementti, johon tiedot siirretään ns. vapaana tekstinä. Jos koosteeksi on valittu Tuote niin jokaisesta rivistä luodaan Finvoice-sanomaan ns. InvoiceRow-SubInvoiceRow, joka näkyy laskulla omana rivinään. Jotkin taloushallinto-ohjelmat summaavat nämä rivit osaksi laskua ja tällöin voi tapahtua niin, että summat monistuvat.

Työmaat ja polttoainekortit

Asiakkaan alla on perustietojen lisäksi myös työmaat ja kortit. Asiakkaalle tarvitaan työmaa, jos tehdään työmaatilauksia tai sopimuksia. Työmaalla voi olla useita Yhteystietoja (Kohteita). Työmaita lisättäessä pakolliset tiedot ovat työmaan nimi, kohteen nimi, osoite. Ulkoinen viite on asiakkaan asiakkaan antama viite työmaalle, se näkyy vain Perusrekisterissä asiakkaan tiedoissa ja menee Finvoicessa työmaatunnuksen/nimen tilalle. Asiakkaan alle lisätään myös kortit (esim. polttoainekortit), joihin tulleita tapahtumia halutaan joko veloittaa tai tilittää.

Oletustuotteet

Asiakkaalle voi määritellä tuotteita, jotka lisätään asiakkaan tilauksille aina (älä valitse tilauksen tyyppiä) tai tietyn tilaustyypin tilauksille:

Laskutusparametrit

Laskutusparametreissä on oltava vähintään yksi laskutusjakso. Sille määritellään jakson lisäksi minkälainen koonti laskulle halutaan. Se tarkoittaa sitä, mistä tiedoista lasku muodostetaan. Esimerkiksi valinta “Koonti työmaittain” tarkoittaa sitä, että jokaista työmaata kohden muodostuu oma laskunsa. “Normaali koonti” muodostaa asiakkaalle vain yhden laskun. Jos käytetään vain yhtä laskutusjaksoa, jätetään viimeinen kohta tyhjäksi. Jos taas halutaan tilaustyyppisidonnaisia laskutusjaksoja ja koonteja, valitaan viimeisessä kohdassa tilaustyyppi tai -tyypit, joita määrittely koskee. Tällöinkin on hyvä lisätä vain poikkeukset, eli jättää tilaustyyppivalinta tyhjäksi yleisen määrittelyn osalta ja lisätä vain tilaustyyppikohtaiset poikkeavuudet.

Lisäsähköpostiosoitteet

Lisäksi asiakkaalle voi määritellä sähköpostiosoitteita, joihin voi lähettää muun muassa siirtoasiakirjoja tai tilauksen tilamuutosseurantaviestejä (tiloja voi valita useita, katso pudotusvalikosta vaihtoehdot):

Polttoainelisä / -indeksi

Myös polttoaineindeksin / polttoainelisän voi määritellä asiakaskohtaisesti:

HUOM: jos polttoaineindeksiä ei määritellä asiakkaalle, hakee järjestelmä tiedon parametreistä. Jos polttoainelisä tilitetään liikennöitsijälle, tulee polttoainelisätuotteella olla valinta “Tilitetään liikennöitsijälle”. Tällöin järjestelmä hakee tilitettävän tiedon polttoaineindeksistä parametreistä. Jos halutaan, että asiakaskohtainen polttoainelisä tilitetään suoraan liikennöitsijöille, tulee liikennöitsijöille tehdä ostohinnasto:

  1. Mene Hinnastot-osioon

  2. Klikkaa Ostohinnastot-välilehteä

  3. Klikkaa “+ Uusi ostohinnasto” -nappia

  4. Syötä voimassaolo

  5. Kirjoita niin halutessasi ostohinnastolle nimi

  6. Klikkaa vihreää “Tallenna hinnastotiedot” -nappia

  7. Klikkaa “Lisää hinnastorivi” -nappia

  8. Klikkaa “Tallenna” -nappia

  9. Klikkaa ilmestynyt hinnastorivi aktiiviseksi

  10. Klikkaa alle ilmestyneistä välilehdistä “Kaavat” -nimistä välilehteä

  11. Klikkaa alempaa “+ Lisää kaava” -nappia

  12. Lisää haluttu polttoainelisätuote

  13. Anna kaavalle nimi, vaikka “Pa-lisän suoratilitys” tai mikä tilannetta kuvaa parhaiten

  14. Kirjoita “Kaava”-kenttään SUM

  15. Klikkaa Tallenna

  16. Klikkaa varmuuden vuoksi ylhäältä vielä vihreää “Tallenna hinnastotiedot” -nappia

Jos halutaan liikennöitsijäkohtaisia poikkeavuuksia, tulee heille tehdä omat ostosopimukset ja lisätä sama polttoainelisätuote sinne ja kirjoittaa oma kaava. Jos yksittäiselle liikennöitsijälle ei haluta tilittää polttoainelisää, tulee kaavan olla “SUM*0”.

Asiakasmerkinnät

Asiakkaan tiedoista löytyy Asiakasmerkinnät - kenttä, johon voi tallentaa lisätietoja. Tiedot tallentuvat aikaleiman kanssa.

Tilitystiedot

Tilitystavalla ohjataan sitä, laskutetaanko, tilitetäänkö vai onko kyseessä sisäinen siirto.

Automaksun veloitustapa -kentällä ohjataan niin ikään sitä, meneekö automaksu laskuna vai tilitysvähennysenä vai muulla tavoin. Automaksun ohje: Liikennöitsijältä veloitettavat maksut

Laskutusaineiston veloitus -kohdassa voidaan valita meneekö laskutusaineistosta muodostunut lasku laskuna vai tilitysvähennyksenä. Tässä on tapauskohtaisia poikkeavuuksia, jotka kannattaa tarkistaa aiheeseen liittyvistä ohjeista:

Liittymismaksu ja vakuusmaksu ovat manuaalista seurantaa varten.

Liikennöitsijän pankkitili tilitystä varten

Liikennöitsijän osalta on tärkeää määritellä pankkitili, jonne tilitykset osoitetaan. Tilinumeron voi lisätä liikennöitsijän tiedoissa, Pankkitilit-osiossa:

image

Ohjeita:
Yleinen laskutusohje: Laskutus
Sisäänluetun aineiston laskutus: Sisäänluetun laskutusaineston laskutus
Yleinen tilitysohje: Tilitys